幹事向けお役立ちアプリ集 |日程調整や出欠管理、参加費集金に使える便利ツール

2026年10月7日

こんにちは！ケータリングのNEO DINING.です。

「今年の忘年会、幹事よろしくね」——そんな一言から、通常業務に加えて日程調整や出欠の取りまとめが始まる。総務・人事のご担当者様や、部署で幹事を任された方から、こうしたお話をよく伺います。候補日を何度も聞いて回り、返信のない方に催促し、当日は参加費を数えながら会場の様子も気にかける。一つひとつは小さな作業でも、積み重なれば相応の負担です。

こうした手間は、目的に合ったアプリを取り入れるだけで、驚くほど軽くなります。そこで本記事では、日程調整・出欠管理・参加費集金という3つの場面で役立つアプリを、法人利用の視点から詳しくご紹介します。あわせて、アプリだけでは解消しきれない負担への向き合い方もお伝えしますので、幹事の準備を進める際のヒントにしていただけたら幸いです。

社内イベントの幹事がアプリを活用するメリット

幹事の仕事は多岐にわたりますが、実はその多くが「情報を集めて整理する作業」です。だからこそ、ツールとの相性が非常に良い領域といえます。

幹事業務は「連絡・集計・お金の管理」に時間を取られやすい

慰労会や納会の準備を思い返すと、企画そのものを考えている時間よりも、事務的なやり取りに費やす時間のほうが長かった、という方は多いのではないでしょうか。候補日をメールで送り、返ってきた回答をExcelに書き写し、未回答の方に個別でリマインドする。こうした往復が続くうちに、開催日がなかなか決まらないという状況に陥りがちです。

特に負担が大きいのが、部署をまたぐ会や拠点を越えた会です。参加者が増えるほど連絡経路は複雑になり、「誰に聞いて、誰からまだ返事が来ていないのか」を把握すること自体が一つの仕事になってしまいます。さらに参加費の回収が加われば、現金を預かり、釣り銭を用意し、集金済みの人を名簿で管理する作業まで発生します。本来力を注ぎたい「どうすれば参加者に楽しんでもらえるか」という企画の部分に、時間を割けなくなってしまうのです。

アプリで効率化できる3つの業務｜日程調整・出欠管理・参加費集金

裏を返せば、この事務作業こそアプリが最も得意とする領域です。幹事の業務は大きく3つに分けられ、それぞれに適したツールが存在します。

どの業務がどのように変わるのか、アプリ導入による違いを整理しました。

業務	アプリを使わない場合	アプリを使った場合
日程調整	候補日をメールで送り、返信を手作業で集計	参加者が候補日に回答し、集計は自動
出欠管理	名簿に手入力、変更のたびに修正	回答がそのまま一覧化され、常に最新の状態
参加費集金	現金を預かり、釣り銭と名簿で管理	送金・請求機能で記録が残り、数える手間が不要

いずれも共通しているのは、「幹事が情報を集めに行く」のではなく「参加者に情報を入れてもらう」形に変わる点です。この主客の逆転が、幹事の負担を大きく減らしてくれます。しかも集計結果は全員が同じ画面で確認できるため、「聞いていない」「知らなかった」といった行き違いも起きにくくなります。まずは日程調整からでも取り入れてみると、その効果を実感しやすいはずです。

失敗しない幹事アプリの選び方｜法人利用で確認したい4つのポイント

便利なアプリは数多くありますが、社内イベントで使う場合には、プライベートの集まりとは異なる判断基準が必要になります。ここでは選定時に押さえておきたい4つの視点をご紹介します。

参加者側の会員登録やインストールが不要か

最初に確認したいのが、回答する側の手間です。幹事にとって使いやすいアプリでも、参加者にアカウント作成やアプリのインストールを求めるものだと、そこで回答率が下がってしまいます。「後で登録しよう」と思ったまま忘れられてしまえば、結局リマインドの手間が発生します。URLを開くだけで回答できるタイプを選ぶと、年齢層や職種を問わず幅広い社員に協力してもらいやすくなります。

Outlook・Teams・Googleなど社内ツールと連携できるか

次の観点は、普段お使いの業務システムとの相性です。社内で標準的に使われているグループウェアの中で完結できれば、新しいツールを覚える必要がなく、告知も同じ画面で済ませられます。社外サービスの利用に申請が必要な企業もありますので、まずは手元のツールで実現できないかを検討してみるとよいでしょう。

個人情報や社内の情報セキュリティ規程に合っているか

法人利用で見落としがちなのが、情報の取り扱いです。出欠フォームには氏名や所属、場合によっては食事制限といった情報が集まりますし、オンライン開催であれば自宅の住所を扱うこともあります。社外のサービスにこうした情報を保存してよいか、勤務先のルールを事前に確認しておくと安心です。回答内容が第三者に見えない設定になっているか、URLを知る人だけが閲覧できるのかといった仕様も、あわせてチェックしておきたいところです。

無料で使える範囲と人数の上限

最後は規模の問題です。無料で使えるツールの多くは、想定する参加人数に上限が設けられていたり、機能の一部が有料になっていたりします。20名程度の部署内の集まりであれば問題なくても、100名規模の全社イベントになると仕様が合わなくなるケースもあります。開催規模が決まった段階で、その人数に対応できるかを確認しておくと、準備の途中で乗り換える事態を避けられます。

【日程調整】幹事におすすめのアプリ・ツール

会の準備は、日程が決まらないことには何も進みません。ここでは候補日の回答を効率よく集められる代表的なツールを4つ取り上げます。

調整さん｜登録不要で候補日の○×△を自動集計

日程調整ツールの定番として、多くの職場で使われているのが「調整さん」です。幹事が候補日をいくつか設定してURLを共有すると、参加予定者はそれぞれの候補日に○・×・△で回答するだけ。会員登録やアプリのインストールは不要で、入力結果は自動的に集計され、最も出席者の多い候補日がハイライトで表示されます。

社内イベントでの使い勝手が良いのは、誰がどの日に回答したかが一覧で見える点です。未回答の方が一目で分かるため、声をかける相手を絞り込めます。コメント欄も備わっているので、「この日は午後なら参加できます」といった補足も残してもらえます。まずは1つ試してみたいという方に、最初の候補としておすすめできるツールです。

伝助｜候補日ごとの参加可否を表で比較しやすい

「伝助」も、登録不要で使える無料の日程調整サービスです。参加者名と候補日が交差する表の形式で回答状況が表示されるため、「この人とこの人が揃う日はいつか」といった見方がしやすいのが特徴です。

拠点をまたぐ会や、役員の出席が必須となる会では、単純な参加人数の多さだけで日程を決められない場面があります。そうしたとき、誰が参加できるのかを縦横で照らし合わせられる表形式は、判断材料として役立ちます。表の見え方は好みが分かれる部分でもありますので、前述の調整さんと実際に見比べて、社内で共有しやすいほうを選ぶとよいでしょう。

Outlookのスケジュールアンケート｜社内の予定表と連携して調整

Microsoft 365を導入している企業であれば、Outlookに備わっているスケジュールアンケート（投票）機能という選択肢もあります。メールの作成画面から候補となる時間帯を提示し、受け取った側が希望の枠を選ぶだけで調整が進みます。

最大の利点は、社内の予定表と連動している点です。参加者の空き状況を踏まえた候補時間が提示されるため、会議が詰まっている時間帯をあらかじめ避けられます。日程が確定すれば、そのまま予定として登録できる流れも便利です。社外サービスの利用に申請が必要な職場でも、普段使いのメール環境の中で完結できる安心感があります。

Googleカレンダー｜メンバーの空き時間から候補日を絞り込む

Google Workspaceをお使いの場合は、Googleカレンダーが同様の役割を果たします。予定を作成する画面でメンバーを追加すると、各自の予定が並べて表示されるため、全員が空いている時間帯を視覚的に見つけられます。

ただし、この方法が有効なのは、社内でカレンダーへの予定登録が習慣づいている場合に限られます。入力されていない予定は空き時間として表示されてしまうためです。業務時間内に行う懇親イベントや、就業後すぐに始める会の時間設定には向いていますが、「そもそも何曜日に開催するか」という段階では、前述の回答型のツールと併用するのが現実的でしょう。

【出欠管理】参加者の回答をスムーズに集計できるアプリ・ツール

日程が固まったら、次は参加者の確定です。日程調整とは違い、こちらは食事の手配数に直結する大切な情報になります。

Googleフォーム｜回答をスプレッドシートに自動で集計

出欠確認で広く使われているのがGoogleフォームです。質問項目を自由に設定でき、回答は自動的にスプレッドシートへ蓄積されます。参加人数の合計はもちろん、部署ごとの内訳や希望メニューの集計も関数で処理できるため、後工程がぐっと楽になります。

社内イベントでは、この「後工程」が意外と重要です。ケータリングや会場へ人数を伝える際、集計表がそのまま使える状態になっていれば、転記ミスによる手配数の食い違いを防げます。フォームの公開範囲を社内に限定する設定も可能ですので、情報管理の面でも扱いやすい選択肢です。

Microsoft Forms｜Microsoft 365を導入している企業に便利

Microsoft 365を利用している企業であれば、Microsoft Formsが同じ役割を担ってくれます。作成したフォームはリンクで共有でき、回答結果はExcelで開いて加工できます。

Teamsのチャネルに直接フォームを投稿できる点も見逃せません。告知と回答窓口が同じ場所に集まるので、参加者が「あのフォームはどこにあったか」と探す手間がなくなります。普段の業務でExcelを使い慣れている総務・人事のご担当者様にとっては、集計後の作業に移りやすい環境といえるでしょう。

Teams・Slack｜社内チャットの投票機能で手軽に出欠確認

少人数の部署内の集まりであれば、社内チャットの投票機能だけで十分なこともあります。TeamsやSlackには投票を作成できる機能が用意されており、メッセージの流れの中で参加可否を集められます。

チャット上で完結する手軽さは大きな魅力ですが、注意点もあります。投稿が流れてしまうと回答忘れが起きやすいこと、そして食事制限など細かい情報の収集には向かないことです。「参加・不参加」だけを素早く把握したいときはチャットの投票、手配に関わる情報まで集めたいときはフォーム、と使い分けるのが賢明です。

出欠確認フォームに入れておきたい項目

参加人数さえ分かればよい、と考えてしまいがちですが、出欠確認のタイミングで一緒に聞いておくと後が楽になる項目があります。ここでは特に確認をおすすめしたい2点を取り上げます。

食事制限・アレルギーの有無

まず欠かせないのが、食物アレルギーや食事に関する配慮の確認です。参加者の安全に直結する情報ですので、自由記述欄を設けて具体的に記入してもらいましょう。宗教上の理由による制限や、体質に合わない食材がある方もいらっしゃいます。手配先に早めに共有できれば、対応の選択肢も広がります。

二次会やオンライン参加の希望

あわせて聞いておきたいのが、参加形態の希望です。二次会の参加意向を先に把握しておけば、当日その場で人数を数える必要がなくなります。会場参加とオンライン参加を併用するハイブリッド形式であれば、どちらで参加するかを選んでもらうことで、配信準備や料理の届け先の整理がスムーズに進みます。

【参加費集金】会費の回収・精算を楽にするアプリ・ツール

幹事の負担として最後まで残りやすいのが、お金にまつわる作業です。ここは便利さだけでなく、社内ルールとの兼ね合いも踏まえて選びたい部分になります。

PayPay｜「送る・受け取る」とグループ支払いで集金

現金のやり取りを減らす手段として広く使われているのが、PayPayの「送る・受け取る」機能です。請求機能を使えば、幹事から参加者へ支払いの依頼をアプリ上で送ることができます。複数人から集める場合は「グループ支払い」が便利で、合計金額を入力すると人数分に分割され、メンバーごとに異なる金額を設定することも可能です。

現金を扱わずに済むため、釣り銭の準備や金額の数え直しが不要になり、誰が支払い済みかもアプリ上で確認できます。なお、この機能は2019年から提供されていた「わりかん」機能をリニューアルしたもので、旧機能は2023年5月31日で提供を終了しています。

法人利用で注意したい送金上限と本人確認

便利な一方、制約もあります。請求リンクを作成するには本人確認が必要で、送金できる金額には過去24時間で10万円まで、過去30日間で50万円までという上限が設けられています。大人数の会費をまとめて受け取る場合、この上限に達してしまう可能性があります。

加えて、社員個人のアカウント間で会社の行事に関わるお金をやり取りすることの是非は、企業ごとに考え方が異なります。個人の決済履歴に業務上の金銭が混ざる形になりますので、事前に経理部門へ確認しておくと、後々のトラブルを避けられます。

銀行振込＋スプレッドシート管理｜大人数や高額な会費の場合に

参加人数が多い会や、会費が高めに設定されている会では、指定口座への振込という従来の方法が結局は確実です。入金の記録が明確に残り、送金上限を気にする必要もありません。

この方法を取る場合は、入金確認用のスプレッドシートを用意し、氏名・金額・入金日を管理すると抜け漏れを防げます。ただし、口座の名義をどうするか、振込手数料を誰が負担するかといった論点は残ります。参加者に手数料の負担を求めると不満につながりやすいため、会費の設定時に織り込んでおく配慮も必要です。

サービスが終了したツールに注意｜LINE Pay・PayPay「わりかん」

集金アプリを紹介している記事の中には、すでに終了したサービスを掲載しているものも見受けられますので、情報の新しさには注意が必要です。

代表例がLINE Payです。日本国内におけるモバイル送金・決済サービスは2025年4月30日をもって終了し、送金・決済の領域はPayPayに一本化されました。前述のPayPay「わりかん」機能も現在は提供されていません。過去に使った記憶のある方法をそのまま案内すると、参加者を混乱させてしまいます。告知前に、現在も提供されている機能かどうかを確かめておきましょう。

集金そのものをなくす「会社負担・請求書払い」という選択肢

ここまで集金の手段をお伝えしてきましたが、法人の社内イベントには、個人間でお金をやり取りしない方法があります。会社の経費として支出し、請求書でまとめて精算するやり方です。

慰労会や納会、周年イベントのように会社として実施する会であれば、費用を福利厚生費や交際費として処理できる場合があります。この形を取れば、幹事が現金を預かることも、支払い状況を追いかけることもありません。手配先が法人への請求書払いに対応しているかどうかは、見積もりを取る段階で確認しておきたいポイントです。実際、オンライン懇親会用の料理宅配やMC付きプランをご利用いただく際にも、個別精算の負担が重いというご相談は少なくありません。当社のサービスは請求書に対応しており、一括での精算が可能です。経理処理の観点でも、社員の立て替えが発生しない形は歓迎されやすいでしょう。

アプリを使っても残る幹事の負担とは

ツールを取り入れれば事務作業は確実に軽くなります。とはいえ、それだけですべてが解決するわけではないのも事実です。

未回答者への催促や直前の人数変更への対応

集計は自動化できても、回答しない方に動いてもらうのは人の仕事です。締切を過ぎても入力がなければ、結局は個別に声をかけることになります。さらに厄介なのが、開催直前の人数変更です。急な出張や体調不良によるキャンセルは避けられず、そのたびに手配先への連絡と調整が発生します。

会場・料理の手配と当日の進行

アプリが担えないのは、決定と交渉を伴う領域です。人数と予算に見合う会場を探し、料理の内容を決め、当日は時間どおりに進行させる。この部分には経験がものを言います。特に進行役を幹事が兼ねると、自分は会をほとんど楽しめないまま終わってしまうことも珍しくありません。

オンライン飲み会の配信操作や参加者の住所の取りまとめ

オンライン開催では、また別の負担が加わります。配信ツールの操作や音声トラブルへの対応に加え、料理を各自の自宅へ届けるとなれば、参加者全員の住所を集める作業が必要です。個人情報を幹事が預かる形になるため、管理には神経を使います。この点は、次にご紹介するサービスで解消できる部分です。

幹事業務の負担を減らすならNEO DINING.にご相談ください

アプリで減らせる手間と、人の手が必要な領域。その後者をお任せいただけるのが、私たちのサービスです。

NEO DINING.のケータリングサービス

NEO DINING.は、法人・団体様向けのケータリングを提供しています。これまで大使館や大手上場企業をはじめ、累計10,000件以上の提供実績を重ね、収容人数1,000名を超える大型会場にも対応してまいりました。

25プラン・100種類以上のメニューから、会の趣旨とご予算に合わせてご提案します。料理の運搬からテーブルセッティング、会場装飾、配膳、終了後の片付けとゴミ回収まで専門スタッフが担当しますので、幹事様が当日に食事まわりで動く必要はありません。

イベント事業「NEO FLAG.」による企画・運営サポート

NEO DINING.は、ケータリングに加えてイベント事業「NEO FLAG.」も展開しています。社内イベントをオンライン・オフライン問わず総合的にプロデュースするサービスで、これまでに2000件以上のイベントを手がけてきました。

開催テーマの企画から進行・運営計画、運営マニュアルや司会台本の作成、会場手配、景品手配、当日の運営進行管理、そして終了後の振り返りまで一貫して対応します。経験豊富なイベントプロデューサーが初回の面談から当日まで同じ担当として伴走し、ハイレベルな自社MCの派遣も可能です。参加率を高めるための集客施策もご相談いただけますので、「告知したのに人が集まらない」という悩みにも手を打てます。

オンライン飲み会の手配をまとめて任せられるサービス

拠点が分かれている企業や、在宅勤務のメンバーを含む会では、オンライン開催が選ばれることも増えています。そうした場面で幹事様の手間を減らすサービスもご用意しています。

DeliPa｜参加者が各自で住所を入力するため取りまとめ不要

オンライン懇親会向け料理宅配「DeliPa」は、ご注文後に届く住所入力用フォームを参加者へ転送するだけで手配が進みます。各自が自分で入力する仕様のため、幹事様が住所を集めて管理する必要がありません。お料理の締切は3営業日前の14時までで、1個から1,000個まで対応可能です。

Parti｜プロ司会者付きで請求書払い・一括精算にも対応

MC付きオンライン懇親会向け料理宅配「Parti」は、経験豊富なプロ司会者が進行を担います。会の趣旨に合わせたゲームのご提案や、配信操作のサポートまでカバーしますので、幹事様も参加者の一人として会を楽しんでいただけます。クレジットカード決済のほか請求書にも対応しており、面倒な経費精算を一括で済ませられます。

幹事向けアプリに関するよくある質問

最後に、幹事様からよくいただくご質問にお答えします。

無料アプリだけで社内イベントの幹事業務はこなせる？

日程調整と出欠管理に関しては、無料のツールで十分に対応できます。一方、会場や料理の手配、当日の進行といった実務はアプリの守備範囲外です。規模が大きくなるほど、事務作業以外の負担が占める割合は増えていきます。20〜30名程度の部署内の会であれば無料ツールの組み合わせで、全社規模の会であれば外部の力を借りる、という線引きが現実的でしょう。