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新入社員歓迎会の幹事がやるべきこと10選 | 乾杯挨拶の例文や料理手配など

2026年3月3日

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こんにちは！ケータリングのNEO DINING.です。

春の入社シーズンが近づくと、「歓迎会の幹事を頼まれたけれど、何から始めればいいの？」というご相談が増えてきます。歓迎会は新入社員の会社の第一印象を左右する大切な社内イベント。だからこそ、幹事の準備次第で会の満足度は大きく変わります。

本記事では、歓迎会の幹事がやるべきことを10項目に整理し、乾杯挨拶の例文や料理手配のポイント、よくある失敗と対策まで幅広くお届けします。初めて幹事を務める方も、この記事を読めば準備の全体像がつかめるはずです。ぜひ最後までご覧ください。

歓迎会とは？開催の目的を確認しよう

まずは歓迎会の基本的な位置づけと、開催する目的をあらためて整理しておきましょう。

歓迎会の目的は「新メンバーとの関係構築」

歓迎会とは、新入社員や異動してきた社員を迎え入れるために開催する社内イベントです。単なる「飲み会」や「食事会」とは異なり、新しく加わったメンバーに歓迎の気持ちを伝え、既存社員との人間関係を築くきっかけをつくることが最大の目的といえます。

新入社員にとっては、入社後の緊張がまだ解けない時期に開催されることが多いため、歓迎会の雰囲気や内容がその後の職場への馴染みやすさに直結します。

逆に、準備が不十分で間延びした会になってしまうと、新入社員が「自分はあまり歓迎されていないのかもしれない」と不安を抱くこともあるでしょう。そうした事態を避けるためにも、幹事は「何のために歓迎会を開くのか」という目的を明確にしたうえで、準備に取りかかることが大切です。

歓迎会の開催時期と主な参加者

歓迎会の開催時期は、新入社員の入社が集中する4月が最も多く、次いで人事異動の多い10月が一般的です。中途入社の社員がいる場合は、入社のタイミングに合わせて随時開催するケースもあります。

参加者の構成は、歓迎会の規模やフォーマルさによって異なります。部署単位の小規模な会であれば、チームメンバーと直属の上司が中心です。一方、全社的に開催するフォーマルな歓迎会の場合は、社長や役員が参加し、挨拶やスピーチを行うこともあります。幹事はまず「どの規模感・雰囲気の会にするか」を上長や関係者と確認し、それに応じた準備計画を立てましょう。

新入社員歓迎会の幹事がやるべきこと10選

ここからは、歓迎会の幹事が取り組むべき準備事項を10のステップに分けてご紹介します。

①日程・会場を決める
②予算を決め、会費を設定する
③参加者を確定し、出欠を取る
④プログラム・タイムスケジュールを作成する
⑤挨拶・乾杯の依頼をする
⑥料理・ドリンクを手配する
⑦案内メール・招待状を送る
⑧余興・ゲームなどの企画を用意する
⑨当日の役割分担を決める
⑩当日の進行と片付け・お礼連絡

①日程・会場を決める

歓迎会の準備でまず着手すべきなのが、日程と会場の確定です。日程は新入社員の入社日から1〜2週間以内に設定するのが理想的です。あまり間が空きすぎると「歓迎会」としての意味合いが薄れてしまいますし、新入社員自身もすでに業務に追われている時期になってしまいます。

日程を決める際は、参加してほしい上長や役職者のスケジュールを優先的に確認しましょう。特に乾杯の挨拶や歓迎スピーチを依頼する方が出席できない日程では、会のプログラムに支障が出てしまいます。

会場については、大きく分けて「社内開催」と「外部会場」の2パターンがあります。

社内開催（会議室・オフィス）の場合

自社の会議室やオフィスの共有スペースを活用する方法です。会場費がかからず、移動の手間も省けるため、参加率を高めやすいメリットがあります。ただし、社内開催の場合は料理やドリンクを外部から手配する必要があるため、NEO DINING.のようなケータリングやオードブル宅配サービスの活用が前提となります。

また、会議室の広さやレイアウトがパーティー向きかどうか、事前に確認しておくことも大切です。

外部会場（レストラン・ホテル・レンタルスペース）の場合

レストランの個室やホテルの宴会場、レンタルスペースなどを利用するパターンです。料理や飲み物の手配を会場に任せられるため、幹事の負担が軽減される点が大きなメリットです。

一方で、会場費や飲食代が高額になりがちな点や、参加人数の変更に柔軟に対応しにくい点には注意が必要です。予約の際は、キャンセルポリシーや最少催行人数なども必ず確認しておきましょう。

②予算を決め、会費を設定する

会場の方向性が定まったら、次は予算の設定です。歓迎会にかかる費用は主に以下の4つに分けられます。

「会場費」
「飲食費」
「装飾・備品費」
「余興・ギフト代」

会社の福利厚生費や部署の予算から拠出できる金額があるかどうかを、まず経理や上長に確認しましょう。全額を会社負担でまかなえる場合もあれば、参加者から会費を徴収して補填するケースもあります。会費を設定する際は、一般的なビジネスマナーとして新入社員の会費は無料、もしくは割安に設定するのが通例です。歓迎される側にとって負担にならないよう配慮しましょう。

③参加者を確定し、出欠を取る

日程と会場が確定したら、出欠確認に移ります。対象者リストを作成し、メールやチャットツールで参加可否を確認しましょう。出欠の回答期限は、料理の手配や会場の人数確定に間に合うよう、開催日の1週間前までを目安に設定するのがおすすめです。

回答期限を過ぎても返事がない方には、個別にリマインドの連絡を入れましょう。参加人数が確定しないと、料理の量や席のレイアウトが決められず、準備全体が滞ってしまいます。

④プログラム・タイムスケジュールを作成する

歓迎会全体の流れをプログラムとして整理しておくことで、当日の進行がスムーズになります。一般的な歓迎会のプログラム例は以下のとおりです。

歓迎会の基本的なプログラムは、おおむね以下のような流れで構成されます。所要時間は会の規模やプログラムの内容に応じて調整してください。

順番	プログラム内容	所要時間の目安
1	開会の挨拶（幹事）	約3分
2	上長・役職者からの歓迎スピーチ	約5分
3	乾杯の挨拶・乾杯	約3分
4	歓談・食事タイム	約20分
5	新入社員の自己紹介	約15分
6	余興・ゲーム（必要に応じて）	約15分
7	歓談タイム	約15分
8	締めの挨拶・閉会	約5分

全体の所要時間は1時間半〜2時間程度が標準的です。あまり長すぎると参加者の集中力が持たなくなりますし、翌日の業務にも影響が出てしまいます。「少し足りないかな」と感じるくらいの時間設定が、結果的にちょうどよい余韻を残してくれるでしょう。

⑤挨拶・乾杯の依頼をする

プログラムの中でも重要なポイントとなるのが、挨拶や乾杯の音頭を誰にお願いするか。フォーマルな歓迎会では、参加者のなかで最も役職の高い方に歓迎スピーチをお願いし、次席の方に乾杯の音頭をとっていただくのが一般的です。

依頼は遅くとも開催日の2週間前までにお声がけしましょう。「当日いきなり指名する」のは、頼まれた側にとって大きな負担になります。依頼の際は、スピーチや乾杯の所要時間の目安（2〜3分程度）と、会のおおまかな流れもあわせてお伝えすると丁寧です。

⑥料理・ドリンクを手配する

歓迎会の満足度を大きく左右するのが、料理とドリンクの手配です。参加者の記憶に残る会にするためにも、食事の質にはこだわりたいところです。手配方法は会場形態によって変わりますが、大きく分けて2つのパターンがあります。

居酒屋・レストランで手配する場合

外部の飲食店で開催する場合は、コース料理や飲み放題プランが用意されているケースがほとんどです。予算に合わせてコースの内容を選択し、食物アレルギーの有無を事前にお店へ伝えておきましょう。個室が確保できると、周囲を気にせずに進行できるためおすすめです。

ケータリングを利用する場合

会議室やオフィス内で歓迎会を開催するなら、ケータリングの利用が便利です。

ケータリングとは、専任スタッフが料理のセッティングから撤収までを行ってくれるサービスのこと。オードブルの宅配とは異なり、テーブルコーディネートやドリンクの提供、後片付けまで一括で対応してもらえるため、幹事の負担を大幅に軽減できます。参加人数が多い場合や、華やかな空間演出をしたい場合には特に適した選択肢です。

NEO DINING.では、フリードリンクプランも豊富にご用意しています。「ランチタイムに歓迎会を実施するためお酒はちょっと…」という方に向けた「ソフトドリンクプラン」も。

会の趣旨や時間帯、予算に応じて、ベストなものをお選びいただけます。

⑦案内メール・招待状を送る

出欠確認の連絡とは別に、歓迎会の正式な案内を参加者へ送りましょう。案内メールには以下の情報を漏れなく記載します。

案内メールに盛り込むべき基本項目は以下のとおりです。記載漏れがあると、当日の混乱や問い合わせ対応に追われることになりかねませんので、送信前にしっかり確認してください。

歓迎会の名称と開催目的（例：「2026年度新入社員歓迎会のご案内」）
日時（開始時間と終了予定時間）
会場名・住所・アクセス方法（社内開催の場合は会議室名やフロアを明記）
会費の有無と金額（徴収タイミングも記載）
プログラムの概要（ざっくりとした流れを知らせておくと参加者が安心します）
幹事の連絡先（当日の緊急連絡用）

案内メールの書き方や文例について詳しく知りたい方は、当社の別記事もあわせてご参照ください。

参考：歓迎会のメール&案内文 | テンプレートと幹事に役立つ社内の告知段取り

⑧余興・ゲームなどの企画を用意する

社内交流が目的の懇親会。チームシャッフル演出と柔軟な提供スタイルが成功のカギ (アイシン産業株式会社様)

歓迎会にゲームやレクリエーションを取り入れると、新入社員と既存社員が自然に打ち解けるきっかけになります。特に効果的なのは、少人数のチームに分かれて行う「チーム対抗戦」形式の企画です。同じチームで協力するプロセスそのものがアイスブレイクとなり、自己紹介だけでは生まれにくいコミュニケーションが促進されます。

企画を考える際は、準備に時間がかかりすぎるものや、一部の人しか楽しめないものは避けましょう。たとえば「会社にまつわる○×クイズ」や「共通点探しゲーム」などは、特別な道具がなくても実施でき、全員が参加しやすい企画です。景品を用意する場合は、ちょっとしたお菓子やギフトカードなど、予算に見合った範囲で十分盛り上がります。

チームビルディング要素をプラスしたい幹事様には、組織力強化プログラム「DeliPa BIZ(デリパビズ)」がおすすめ。コミュニケーション課題を解決するチームビルディングプログラムをプロ司会者によるファシリテート付きで実施できます。

⑨当日の役割分担を決める

【社内イベント担当者必見】成功する企業パーティーのケータリングと運営のポイント — ▲もっと詳しく知りたい方はこちらの記事をチェック

歓迎会の当日は、幹事一人ですべてをこなすのは現実的ではありません。スムーズな進行のために、事前に協力メンバーを募って役割を分担しておきましょう。

当日の運営に必要な主な役割は、以下のように分けられます。人数やイベントの規模に応じて、一人が複数の役割を兼任する場合もあります。

司会進行：プログラムに沿って会を進める役割。タイムキープも兼務することが多い
受付・会費徴収：参加者の出欠チェックと会費の回収を行う
会場セッティング：テーブルや椅子の配置、装飾の準備などを担当
撮影係：当日の写真や動画を記録。後日社内で共有する際に役立つ
余興・ゲーム進行：企画の説明やルール進行、景品の配布などを担当

役割を決めたら、当日までに簡単な打ち合わせをしておくと安心です。

⑩当日の進行と片付け・お礼連絡

いよいよ歓迎会の当日です。幹事は開始時間の30分〜1時間前には会場に到着し、会場の最終確認とセッティングを済ませておきましょう。ケータリングを利用する場合は、業者の搬入時間に合わせて立ち会いが必要になることもあるため、事前にスケジュールを擦り合わせておくのがポイントです。

本番中は、プログラムの進行に注意を払いつつ、新入社員が孤立していないか、会場全体の雰囲気はどうかなど、俯瞰的に目を配ることが幹事の腕の見せどころです。

歓迎会が終了したら、会場の原状復帰と片付けを行います。ゴミの処理や忘れ物の確認なども忘れずに。翌営業日には、参加者へお礼のメールを送りましょう。「昨日はご参加いただきありがとうございました」と一言添えるだけでも、幹事としての丁寧な対応が伝わり、次回以降の協力も得やすくなります。

歓迎会の乾杯挨拶｜例文とポイント

歓迎会のプログラムのなかでも、乾杯の挨拶は会の雰囲気を左右する重要な場面です。ここでは、依頼時のマナーと立場別の例文をご紹介します。

乾杯挨拶を依頼する際のマナー

乾杯の挨拶は、参加者のなかで2番目に役職の高い方にお願いするのが一般的なビジネスマナーです。最上位の役職者には歓迎スピーチを依頼し、乾杯は次席の方が務めるという流れが定番といえます。

依頼のタイミングは、開催日の2週間前が目安です。口頭で打診したうえで、後からメールでも正式にお願いしておくと行き違いを防げます。依頼時には「お時間は2〜3分程度を想定しております」「乾杯のご発声をお願いできれば幸いです」など、所要時間と役割を具体的にお伝えしましょう。

【例文】上司・役職者による乾杯挨拶

上司や役職者が乾杯の挨拶を行う場合の例文をご紹介します。歓迎の気持ちと激励をバランスよく盛り込みつつ、簡潔にまとめるのがポイントです。

例文①（部長クラス・フォーマル寄り）

「皆さん、本日はお忙しいなかお集まりいただきありがとうございます。このたび私たちの部署に、頼もしい新しい仲間を迎えることができました。新入社員の皆さん、ようこそ。慣れないことも多いかと思いますが、困ったときはいつでも周りの先輩に声をかけてください。皆さんのこれからの活躍を楽しみにしています。それでは、新入社員の皆さんの前途と、本日ご参加の皆さまのご健勝を祈りまして、乾杯！」

例文②（課長クラス・ややカジュアル）

「新入社員の皆さん、入社おめでとうございます。今日はせっかくの歓迎会ですので、堅いことは抜きにして、ぜひリラックスして楽しんでください。私たちも皆さんと一緒に働けることをとても楽しみにしています。それでは皆さん、グラスの準備はよろしいでしょうか？新しい仲間との出会いに、乾杯！」

【例文】幹事が乾杯挨拶を兼ねる場合

小規模な歓迎会やカジュアルな雰囲気の会では、幹事自身が乾杯の挨拶を兼務するケースも珍しくありません。その場合は、歓迎の言葉に加えて、参加者への感謝も一言添えると好印象です。

例文③（幹事による挨拶）

「本日は歓迎会にお集まりいただき、ありがとうございます。幹事を務めます○○です。新しい仲間を迎えて、チームがさらに賑やかになりそうですね。今日はおいしい料理もご用意しましたので、ぜひ食べながら、飲みながら、新入社員の皆さんとたくさんお話ししてください。それでは、乾杯！」

いずれの例文も、スピーチの長さは1〜2分以内に収めることを意識してください。乾杯の前のスピーチが長引くと、参加者がグラスを持ったまま待つことになり、場の空気が重くなってしまいます。

歓迎会の料理手配を成功させるコツ

歓迎会において、料理は参加者の満足度に直結する要素のひとつです。ここでは、ケータリング実績豊富な当社が、歓迎会の料理手配で失敗しないためのポイントを整理します。

料理手配で押さえるべき3つのポイント

料理を手配する際、特に意識しておきたいポイントは3つあります。

まず1つ目は「参加者の人数に対して適切な量を確保すること」。

料理が足りなくなると場が盛り下がりますし、反対に大量に余ってしまうのはコスト面でも食品ロスの観点でも好ましくありません。目安として、歓迎会のような立食形式では一人あたりの予算を3,000〜5,000円程度で見積もるケースが多いです。

2つ目は「食物アレルギーや食事制限への配慮」です。

参加者のなかにアレルギーをお持ちの方やベジタリアンの方がいる可能性があります。出欠確認の際に食事に関する要望もあわせてヒアリングしておくと安心です。

3つ目は「見た目の華やかさ」です。歓迎会はお祝いの場でもあるため、彩りのよい料理が並んでいるだけで会場の雰囲気が明るくなります。ビジュアル面も意識して料理を選ぶことが、印象に残る歓迎会につながります。

ケータリングを活用するメリット

社内の会議室やオフィススペースで歓迎会を開催する場合、ケータリングサービスの活用は非常に有効な選択肢です。

ケータリングの最大の利点は、料理の調理・セッティング・提供・撤収までをプロのスタッフが一括で行ってくれる点。幹事はお皿やカトラリーの準備に奔走する必要がなく、会の進行に集中できます。また、テーブルクロスや装花などのコーディネートもセットで依頼できるサービスであれば、オフィスの会議室が一気に華やかなパーティー空間に変わります。

さらに、ケータリングは参加人数の変動にも比較的柔軟に対応しやすいことが多く、大人数の歓迎会でも安定した品質の料理を提供してもらえる点も心強いポイントです。

NEO DINING.のケータリングなら歓迎会にぴったり

当社NEO DINING.では、法人の社内イベント向けケータリングサービスを提供しています。歓迎会をはじめとした社内パーティーの実績が豊富で、参加人数や予算、会場の広さに合わせた最適なプランをご提案いたします。

NEO DINING.のケータリングでは、季節の食材を活かした彩り豊かなメニューをご用意しています。料理の味はもちろん、テーブルコーディネートや装飾にもこだわっており、「オフィスの会議室とは思えない雰囲気になった」とご好評をいただくことも少なくありません。フリードリンクプランやオプションの装飾サービスも充実しているため、幹事の方が複数の業者に個別に依頼する手間も省けます。

実際に、社内の会議室で新入社員の歓迎会を開催した企業様では、テーブルにグリーンや装花を配置した春らしいコーディネートとともにケータリングをご提供しました。参加した社員の方々から「見た目も味もいい」「どこに頼んだの？」と好評の声が幹事様に寄せられたといいます。また、メニュー表に歓迎メッセージを添えたり、会社のロゴ入りオリジナルマカロンを用意したりと、歓迎ムードを盛り上げるひと工夫もケータリングならではの演出です。衛生面が気になる場合は、すべてのメニューを蓋つきカップに盛り付ける「カップINケータリング」プランもお選びいただけます。

入社式・歓迎会におけるケータリング活用の具体例は、NEO DINING.の入社式・歓迎会のケータリング事例ページでもご紹介していますので、ぜひあわせてご覧ください。「どのプランが合うかわからない」という場合は、専任のコンシェルジュがヒアリングのうえでお見積もりをご提示しますので、お気軽にお問い合わせください。

歓迎会の幹事が押さえておきたい注意点・よくある失敗

どれだけ入念に準備をしても、見落としがちなポイントがあるものです。ここでは、歓迎会の幹事が陥りやすい失敗と、その防止策をお伝えします。

スケジュールに余裕を持って準備を始める

歓迎会の準備でありがちな失敗が「準備期間の不足」です。特に4月は年度替わりで通常業務も慌ただしく、気づけば開催日の直前になっていた……という事態は少なくありません。

理想的には、開催日の1か月前には準備を開始しましょう。日程・会場の確保、挨拶の依頼、料理の手配など、外部への連絡が必要な事項は早めに動いておくほど選択肢が広がります。特に4月は歓迎会シーズンのため、人気のレストランやケータリング業者は予約が埋まりやすくなります。早めの行動が成功への第一歩です。

### 新入社員への配慮を忘れない

歓迎会はあくまでも新入社員を迎え入れるためのイベントです。にもかかわらず、既存社員同士で盛り上がってしまい、新入社員がぽつんと孤立してしまう……という失敗は意外と起こりがちです。

これを防ぐには、座席の配置を工夫し、新入社員の隣に面倒見のよい先輩社員を配置するなどの配慮が効果的です。また、自己紹介タイムでは新入社員だけでなく既存社員も自己紹介を行うようにすると、双方向のコミュニケーションが生まれやすくなります。「歓迎する側」が率先して自己開示することで、新入社員の緊張もほぐれるでしょう。

アルコールハラスメントに注意する

歓迎会では飲み物が提供される場面がほとんどですが、アルコールの強要は絶対に避けなければなりません。「新入社員だからまず一杯」「お酒を飲まないのは失礼」といった考え方は、現在ではハラスメントとして問題視されます。

ノンアルコールの選択肢を十分に用意し、飲まない方がいても自然に過ごせる雰囲気をつくることが大切です。案内メールの段階で「ソフトドリンクもご用意しております」と明記しておくと、お酒を飲まない方も安心して参加できるでしょう。

歓迎会の準備が不安なら、プロに相談するのも一つの手

ここまで幹事がやるべきことを一通りご紹介しましたが、「やることが多くて自分だけでは対応しきれない」と感じた方もいるのではないでしょうか。

NEO FLAG.のイベントプロデュースとは

NEO FLAG.は、社内イベントの企画・運営をトータルでサポートするイベントプロデュースサービスです。歓迎会はもちろん、入社式、周年パーティー、忘年会、社内懇親会など、さまざまな社内イベントの実績があります。

「社内にイベント運営のノウハウがない」「通常業務と並行して準備する余裕がない」「せっかくなら参加者全員に満足してもらえる会にしたい」といった課題を抱える総務・人事担当者の方にとって、プロの力を借りることは有効な選択肢のひとつです。

たとえば、投資運用業のI社様の事例では、約100名が参加する入社式と新人歓迎会をリアルとオンラインのハイブリッド形式で開催しました。

自社会議室での開催でしたが、NEO FLAG.の担当プロデューサーが進行台本の作成、司会レクチャー、当日の運営サポートまで一貫して対応。会議室の広さに限りがあるなかでも、ハイブリッド接続のスムーズな運営をサポートし、モニター越しの社員も含めて全員で歓迎の気持ちを届ける構成を実現しました。新人歓迎会のパートでは、当社グループのオードブル宅配を活用し、会社のロゴ入りマカロンをラストにお披露目するサプライズ演出も組み込んで、華やかな雰囲気で会を締めくくっています。

このように、企画の立案から当日運営、さらには料理手配まで窓口ひとつで完結できるのがNEO FLAG.の大きな強みです。歓迎会プロデュースの詳しい事例は、NEO FLAG.の入社式・歓迎会イベント事例ページでもご紹介しています。「まずは相談だけしたい」という段階でもお気軽にお問い合わせください。