こんにちは！ケータリングのNEO DINING.です。
当社には、社内イベントや大規模イベントなどへのケータリングの依頼が多数寄せられます。中には、「初めてイベントにケータリングを呼ぶので不安…」という幹事様も。
そのような不安を払拭すべく、当社ではイベント会場の現地調査にお伺いすることも可能です。
本記事では、当社が実施している「イベント会場の現地調査」について、流れやチェックポイントをご紹介します。
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NEO DINING.ケータリングによる「イベント会場の現地調査」とは
まずは、ケータリング会社NEO DINING.によるイベント会場の現地調査についてご説明します。
当社では、経験豊富な営業担当者をイベント会場に事前派遣いたします。
お客様に同行し、「ケータリング料理を置く場所」や「準備の流れ」等について、確認します。
| 同行者 | 当社営業担当者 1or2名 |
| 対象エリア | 東京、横浜 |
| 所要時間 | 約60-90分 |
現地調査に伺ったお客様のイベント事例
NEO DINING.現地調査の同行者
現地調査は、基本的に当社の営業担当者(1or2名)が伺います。イベント会場やケータリングにまつわるご相談がありましたらお気軽にご質問ください。
平野和典（kazunori hirano）年間350件以上のケータリング案件を担当。
自身がDJだった経験を活かし、数々のイベント・パーティーの音響テクニカルに専門的に従事してきた実績を持ち、その後大手企業のケータリング事業の立ち上げを経験。食×イベントの側面から、その案件に合ったケータリングメニューの開発や世界観を当社のシェフや空間コーディネータと連携してご提案します。
スピーディーかつ細やかで人懐っこい性格から、クライアントから愛される営業のスペシャリスト。
尾山知士（satoshi oyama）イベントマネージャー
大手求人広告会社出身でウェディングの魅力に魅せられて、プランナーへ。
これまで大手雑誌のオリジナルパーティー特集に取り上げられる案件を数々創りだしてきたトップクリエイティブプランナー。コンセプトを実現可能なレベルに落とし込んで参加者に伝えて行くスキルで多くのクライアントを魅了してきた実績を持つ。
ウェディングや表彰式や、オープニングレセプション、周年パーティーの企画運営や、映像を駆使したコンテンツ作りが得意分野。
槇島千城（chishiro makishima）ゼネラルマネージャー
大手イベント演出会社を経て、株式会社NEO FLAG.の創業に携わる。
500名～1,000名程度の規模のイベントの経験多数。自社コンテンツの「イベント」×「ケータリング」はもちろんのこと、接客ロープレコンテストや企業パーティー、視覚効果で見せる照明演出や特効演出、パフォーマー演出全般が得意分野。
現地調査対象エリア
主に東京、横浜エリアのイベント会場が対象です。
※その他エリアのお客様は以下よりお問合せください。
現地調査の対象会場
会場の規模は問いません。お客様がイベントを開催されるご指定の場所まで伺います。
例えば…
- 大規模イベントホール
- 展示場
- レンタルスペース
- パーティールーム
- 社内会議室
- 社内ラウンジ
- 社員食堂
- その他 御社内ホール など
大規模施設でのイベントも事前に現地調査をすれば安心
現地調査の所要時間
イベント会場１カ所につき、約60-90分程度です。
NEO DINING.ケータリングの現地調査はこんなお客様におすすめ
ケータリングの現地調査は、以下のようなお客様におすすめです。
- 初めてのイベント会場、ケータリングで勝手がわからず不安
- イベントを絶対に失敗したくない
- イベント会場内にどうケータリング料理を配置すればいいのかわからない
- 事前にケータリングの搬入導線や準備の流れを確認したい
- ケータリングを入れる上で必要な設備についてチェックしたい
- 営業担当者との電話・メールだけで当日を迎えるのが怖い など
上記のような、「イベント会場×ケータリングにまつわる不安があるお客様」には、当社営業担当を帯同した現地調査を推奨しています。
NEO DINING.の現地調査チェックポイント
では、当社はイベント会場の現地調査で何を行うのか、詳しくご説明します。大きく分けて、以下の5つのポイントをお客様と一緒に確認します。
- イベントの詳細情報を確認
- イベント会場の詳細情報を確認
- 会場内レイアウトの確認
- イベントに関するアドバイス
- ケータリング料理の試食、相談
イベントの詳細情報を確認
まずは、お客様のイベントの詳細情報を改めて確認させていただきます。
例えば、以下のような事柄です。
- 開催日時
- イベント会場の情報
- 全体予算
- 参加者の情報(男女比、年齢層、社内外の方どちらの方が多いのか など)
- イベントの開催趣旨(入社式、社内懇親会、周年記念パーティーなど)
イベント会場の詳細情報を確認
次にイベント会場の詳細を確認します。
主に、ケータリング料理を搬入する際の導線について実際の場所を見ながら、チェックを進めます。
| 会場全体の確認 | 場所(階数)、広さ、最寄駅からのルート など |
| 会場外の導線確認 | 駐車場や搬入口などの裏導線、参加者様が通る表導線 など |
| 会場内の導線確認 | 裏導線を通り、イベント会場内までの経路 など |
| 水場の確認 | ケータリング・ドリンク等で出る水を流せる水場の有無 |
| 設備の確認 | 机、音響設備、照明設備など借りられる設備の確認 |
上記の内容を基本として、会場ルールの確認も行います。イベント会場には、各会場のルールがあるケースが少なくありません。
例えば…
- 搬入・搬出届の提出
- 料理等の運搬に、会場内の台車を使う必要があるか
- 搬入・搬出時に養生は必要か
- 各種申請は誰が行うのが適切か など
現地調査では、イベント会場の担当者に確認すべきポイントもチェックしたり、その場で確認をとることもあります。
会場内レイアウトの確認
現地調査では、ケータリング料理を配置する会場内レイアウトの確認も実施します。
お客様と以下のようなポイントを相談しながら、会場全体のレイアウト等を決めていきます。
- 受付の場所
- イベントのメインステージの場所
- 参加者用テーブルの必要台数(着席or立食)
- 参加者用椅子の必要脚数(主に着席メインの場合)
- ケータリングの配置場所
- ケータリング用テーブルの必要台数
- テーブル1台につき、何皿料理が載せられるか
- ドリンク用テーブルの配置場所
- ドリンク用テーブルの必要台数 など
イベントに関するアドバイス
私たちはたとえ会場がどこであっても「お客様の希望するイベントを実現するための力になりたい」と思っています。そのため現地調査ではこれまでの経験やノウハウを活かし、お客様のイベントに関するアドバイスも実施しています。
例えば…
- イベントのコンセプトを表現できるケータリング、空間装飾テクニック
- ケータリングを中心とした会場内の空間装飾
- 狭い会場でも実現可能なケータリングを用いた華やかな演出
- 限られた数のテーブル・椅子を活かしたレイアウト
- 途中参加者が多い場合のケータリングの工夫 など
現地調査は、実際のイベント会場を見ながら相談できます。そのため、お客様のアイデアと全体的な予算、実現可能な演出とをすり合わせる最適な機会でもあります。
ケータリング料理の試食、相談
お客様のご要望があれば、現地調査に試食用のケータリング料理を持参することも可能です。
イベントに大切なお客様をお招きする際、料理のクオリティも気になるもの。事前にお召し上がりいただけると、安心感にもつながります。
また、現地調査での試食を通して、ケータリング料理のワンランクアップやオプションプランを追加する幹事様もいます。
※試食のご提供に関しては諸条件がございます。ご検討中のお客様は、一度お問合せくださいませ。
イベント会場の現地調査Q＆A
ここでは、現地調査に関してよくお客様から寄せられる相談について、Q＆A形式でご紹介します。
Q.現地調査はイベントの本番当日から逆算して、いつ頃までに済ませれば安心？
A. 一般的にご注文が確定している場合、最短3日前にはお伺いしています(注文が確定していない場合：7日前)
しかし「参加者が100名を超える大規模なイベント」「ホールや展示場など収容人数が多いイベント会場」の場合、3週間前には現地調査にお伺いできますと、幹事様・当社ともに安心して本番に臨めるかと存じます。
Q. 現地調査には営業担当者以外に、当日のイベントを運営する方にも来てほしい。
A.はい、可能です。イベントの規模や演出内容によっては、専門分野の方(フラワーデコレーター、音響、特効、照明、空間装飾など)も現地調査に同行するケースがあります。
Q.現地調査を通して、ケータリングだけではなくイベント全体のプロデュースをお願いしたいと思った。
A.はい、可能です。当社では、イベントプロデュース事業(NEO FLAG.)も展開しています。そのためイベント全体の総合演出から、事前準備・当日の運営・司会進行までお客様のイベントに関する事柄を一気通貫で承れます。もちろんケータリング料理の準備も対応可能です。
ケータリング×イベント会場のご相談はNEO DINING.におまかせください
NEO DINING.では、法人・団体様の社内イベント&パーティー向けケータリングを展開しています。
NEO DINING.のケータリングは、25プラン以上/100種類以上の豊富なメニューが特徴。多くのお客様にご好評いただき、これまで大使館や大手上場企業など、累計10,000件以上の実績があります。
また、パーティーやイベントの形式も多種多様です。社内懇親会や忘年会などの比較的カジュアルなイベントから、入社式・内定式・周年記念パーティーなどのフォーマルな形式のものまで、さまざまな社内イベントにケータリング料理をお届けしてまいりました。
NEO DINING.では、装花とイベント会場の同時注文も可能です。シェフが手がけた本格派料理を目でも楽しんでいただけるよう、会場に装花をセッティングし、華やかな空間装飾を施したケータリングをご提供いたします。もちろんケータリングのみのご注文と現地調査のご依頼もお待ちしております。
会場提案を含めた総合的な空間演出にも対応。NEO FLAG.のイベントプロデュース
NEO FLAG.ではケータリングだけでなく、法人・団体様向けのイベントプロデュース事業も展開しています。経験豊富なイベントプロデューサーに、社内イベントやパーティーの企画・準備・運営までまるっとおまかせいただけます。もちろんイベント会場の提案やケータリングについてもご提案・準備が可能です。
（株）NEO FLAG.のサービス
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