社内懇親会や企業のイベントでいざケータリングを依頼してみよう！となった時に大事なことの一つに、「スムーズで効率的な搬入とセッティング」という観点があります。

美味しい料理とおしゃれな盛り付け、さらにサービススタッフの細やかなサポートが、懇親会や社内イベントの成功には欠かせません。しかし、実際にケータリングを行う際、会場への搬入、セッティングがスムーズでなければ会の開始時刻に間に合わない！！という、最悪な事態になりかねません。

いかに美味しいお料理や素敵なテーブルコーディネートでも会の開始時刻に間に合わなければ本末転倒ですよね。なので「会の開始時刻に間に合う」ということはケータリングサービスを利用する上で必須条件となります。

そこで今回は、企業向けケータリングの準備方法に焦点を当て、私たちのようなケータリング業者がスムーズな搬入・準備ができるように幹事様が事前に手を回しておくべきポイントを解説します。これらのポイントを押さえることで、スムーズな搬入・準備をケータリング業者にしてもらうことができ、「セットが開始時刻に間に合わない！」というような事態も防ぐことができます。

また、実際のケータリング現場のビフォーアフターを見ていただくことで初めてのケータリングの依頼でもイメージをもって安心してケータリングを依頼することができますので是非、最後までご覧ください。

はじめに

社内懇親会を社内の会議室やラウンジで行う企業が増加中

2023年に入り、コロナウィルスの感染拡大も落ち着きを見せ、今までリアルで社内イベントを開催できなかった企業様の社内懇親会や社内イベントがとても増えてきています。

それもホテルや居酒屋、レストランなどの飲食店や外部の施設での開催ではなく、会社の会議室やラウンジ、ホールなどを活用し、社屋内で懇親会を開催される企業様がとても多くなってきています。

参加者も社員が対象。または関係会社や取引先を招くケースもあります。会の趣旨は部内の懇親会やキックオフのような比較的カジュアルな趣旨の会もあれば、周年パーティー、社内表彰や社員総会などのオフィシャルな会も目立ちます。

企業向けのケータリングサービスを提供している当店NEO DINING.でも毎月200件以上のスタッフ派遣付きケータリングサービスやパーティー料理のデリバリーサービスを提供しています。

社内懇親会を会社内で行うメリット

社内懇親会を会社内で実施するメリットはいくつかありますが、

などが挙げられます。また、社内で行うため移動の負担がない、乾杯だけ参加するなど、気軽に参加が可能な点などがありますね。

詳しくは下記の記事にまとめているのでご参考にしてください。

幹事が行うべきケータリングの事前準備

それではいよいよ本記事の本題ですが、初めてケータリングをケータリング業者に依頼する時に、幹事としてどんな事前準備をしておいたらいいのか？という点は気になりますよね。事前の受け入れ準備さえきちんと行っていれば、あとは依頼したケータリング業者がやってくれるはずです。

これまで10,000件以上のパーティーをサポートしてきたNEO DINING.の場合は、ケータリングのご依頼をいただいたときにはあらかじめ幹事様に確認している５つのポイントがあります。

一つづつ見ていきましょう。

ケータリング準備の際の事前確認①指定の搬入出導線はあるか

通常、ビルドイン型（ビルにオフィスがテナントしている形態）の企業様の場合、ほぼ間違いなく指定の搬入導線があります。

そのビル独自の搬入経路を幹事様はあらかじめ把握して、ケータリング業者に指示をしておく必要があります。「正面の入口から普通に入っていいんじゃないの？」と安易に考えて特に事前の指示出しもケータリング業者にせずに当日を迎えると、正面入り口で守衛さんに注意されて、搬入にまごついて準備に取り掛かれない！なんていうことにもなりかねません。

ケータリング準備の際の事前確認②専用台車の使用規定はあるか

これも実は搬入時の落とし穴なのですが、都心の一等地のビルや大型の商業施設併設型のビルにありがちなのですが、搬入時にそのビル専用の台車でないと立ち入りができないということも。

その場合１台100円などの有料の場合が多いです。あらかじめこの情報をケータリング業者に伝えておくと、持参している台車からの移し替え等に時間を取られなくてすみます。

ケータリング準備の際の事前確認③ビルの搬入申請や作業届けの必要性

こちらも都心のビルにはほぼ間違いなくあります。催事当日に搬入口や防災センター等で会社名や氏名、連絡先を書くだけでOKな場合もあれば、あらかじめ車両証の提出や、当日の入るスタッフの氏名や連絡先、公的な身分証などをビル側に登録申請しておかないと当日入館できないということも珍しくありません。

ケータリング準備の際の事前確認④催事中に車を駐車しておけるスペースはあるか

会社内の敷地に搬入車両を駐車できるスペースがある企業様もあれば、荷捌き所と言われる搬入搬出時だけ一時的に駐車するスペースしかない企業様もいらっしゃいます。NEO DINING.の場合は催事中に駐車し続けられるスペースがなくても問題ないのですが、あらかじめ駐車スペースの有無はお伺いしています。

駐車スペースがないならないなりに、付近のコインパーキングの場所をあらかじめ調べておくなどして、いち早く会場内のセッティングに取り掛かる必要があるためです。

ケータリング準備の際の事前確認⑤当日到着時に事前のご連絡先の有無

現地にケータリング業者が到着した時にはまず、どちらに連絡をするべきかを事前に確認します。よくあるケースは「幹事様の携帯電話にご連絡する」「会社の入口の内線で〇〇番をコールして担当者様を呼び出す」などです。

まれに、到着時指定の番号にコールしても幹事様がイベント準備や会議に出席されている等で綱つながらず、搬入開始ができないということもありますので、第一連絡先がつながらない場合は第二連絡先に連絡するなどの事前の備えもスムーズな搬入のためにはおすすめしております。

ケータリング準備の際の事前確認⑥開催場所の住所や催事時間にそもそも間違いはないか

よくある間違いは、住所のビルの名前が違う、住所の一部が間違えているなどです。たまたま間違え伝えている住所が近くならばそれほど大きな問題にはなりませんが、そうでない場合は大きく時間をロスすることになり、会の開始時刻に準備が間に合わない！という恐れも出てきますので注意が必要です。

NEO DINING.の場合は、ご注文確定時のみならず、催事の数日前にも幹事様への最終確認のご連絡、住所とビル名が正しく合致しているか？などの事前確認をサポートデスク担当者が行っています。

当社の場合、テーブルコーディネートにもこだわっている点から準備時間は1.5時間をいただいております。

もちろん、「ぎりぎりまで同じ会場でイベントを行っている兼ね合いで1.5時間前からの準備は難しい」という場合もご安心ください。

例えば、「パーテーションで区切って、静かにセッティングをする」「隣の部屋で準備を進めておいて、時間になったらテーブルごとお部屋に入れ込む」「使い捨てのオードブル容器にあらかじめ盛り付けられた状態で用意しておき、30分程度の短い時間でもセット終了できるようにしておく」などの様々なやり方がございますのでセット時間に不安を抱えている場合はご遠慮なくご相談ください。

ケータリング準備の際の事前確認⑦会場内のレイアウトは整っているか？

いざ、搬入は滞りなく進んでも肝心の会場内のレイアウトが整っていないという場合も、準備が間に合わない可能性がでてくる要因です。こちらはケータリング業者によっても規定が変わる点ですが、NEO DINING.の場合は、あらかじめお料理やドリンクをセットするテーブルは現地のものを利用しています。

レイアウトはある程度はご依頼者様に組んでいただいていることを前提としています。搬入からセッティング準備開始までをスムーズにするためです。

もちろん、まだ慣れてない幹事様の場合は「現地で最適なテーブル配置を相談したい」というご要望も少なくありません。その時は当社でもこれまでの数千件の経験から担当スタッフよりアドバイスをさせていただいておりますが、「そもそも使用するテーブルが用意されない」「歓談卓の大幅な移動を伴うレイアウト組が必要」などの事態ですとこれも大きく準備時間をロスする原因となります。

大幅なレイアウト組や原状復帰を当社に依頼したい場合は、専任のスタッフを別で立てる必要がありますので事前にご依頼を承っております。（300名等の大人数の場合含む）

ケータリングが出来るまで　ビフォーアフターが1分で公開

こちらの動画では、実際のケータリング現場で何もないテーブルにお料理テーブルと、ドリンクカウンターがセットされていく様を1分で丸わかりできる早回し動画を公開しています。

お料理の内容は当社でも人気のカップインケータリングの実例です。ケータリングがセットされていく様子がご覧いただきイメージを膨らませていただければと思います。

まとめ

今回は、社内にケータリングを呼ぶ際に幹事様が事前に抑えておくべきことを、まとめてお伝えいたしました。ここでお伝えしたことを踏まえて当日慌てることなく、参加者が楽しめる社内懇親会の実施に生かしてください。

当社のケータリングは、華やかな料理と美しい盛り付け、サービススタッフの細やかなサービスが特徴です。会議室やイベントスペースが”出張レストラン”に早変わりします。
部内の懇親会から数百名が参加する大規模イベントまで、あらゆる開催規模に対応。会場や空間装飾のご提案もお任せください。お気軽にご相談をお待ちしております。

イベント会場の事前下見も無料でお伺いします

ネオダイニングではレイアウト作りに不安のある方や、当社のケータリングをご検討いただくにあたっての事前のお打ち合わせ希望の方向けにイベント会場（御社の会議室やラウンジ、イベントホールなど）での下見を兼ねたお打ち合わせも可能です。

イベントパーティーやケータリングに慣れた専任の営業スタッフが現地に無料で訪問させていただきます。

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