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こんにちは！ケータリングのNEO DINING.です。
当社では、お客様の指定の場所・イベント会場まで美味しい料理をお届けする、ケータリング事業を展開しています。
20名以下のアットホームなパーティから、100名以上が参加する中・大規模イベントまで、さまざまなシーンで活用されています。
今回は、「100食以上のケータリング大量注文時の段取り&確認ポイント」に的を絞り、ご紹介します。
アフターコロナの今、100食以上の「ケータリング大量注文」のお客様も増加傾向
2023年4月、厚生労働省が新型コロナウイルスを季節性インフルエンザと同様の「第五類」に分類すると発表。同年5月8日に移行しました。
これに伴い、リアルイベント開催の機運も高まっています。感染防止の観点から開催が見送られていた社内外のイベントに加え、大規模な展示会や一般の方が来場する大型イベントが相次いで開催。2019年以前のにぎやかさを取り戻しつつあります。
飲食を伴うリアルイベントでは、ケータリングが重宝されています。当社へのお問合せも、コロナ禍と比べて急増。特に目立つのが、100食以上の大量注文をされるお客様です。
アフターコロナのイベントでケータリングが選ばれる理由
お客様がケータリングを選ぶ理由として、以下が多い傾向にあります。
- コロナ禍でできなかった「全社員参加型社内イベント」を開催したい
- 数年ぶりのリアルイベントだから、豪華な料理を振る舞いたい
- イベントに数百人以上が参加するため、飲食店での実施が難しい
- ホテル懇親会を想定していたが、会場が空いていない など
アフターコロナの今、リアルイベントの開催数増加に比例し、会場確保やその他の調整に苦戦している幹事も増えています。そのため自社・自身の都合にあわせて、ケータリングを活用したイベントを開催したいと考えるケースが多いようです。
ケータリングを大量注文するシチュエーション例
100食以上のケータリングを大量注文するシチュエーションは以下の通りです。
- 全社員参加型社内イベント(懇親会、社内表彰式、周年記念パーティーなど)
- 大規模社内イベント(入社式後の歓迎会、内定者懇親会など)
- 大型展示会
- 不特定多数が参加する交流会(異業種交流会、研修後の交流会など)
- 一般客に向けたイベント(スポーツ、音楽、演劇など)
「1、全社員参加型イベント」「2、大規模社内イベント」には、取引先やクライアント、関係会社の方など、社外の方を招待して行う場合もあります。
ケータリング大量注文時の幹事のお悩み
ケータリングの大量注文は、一般のデリバリーやお弁当宅配とは大きく異なります。そのため、お問合せをくださる幹事様が疑問と不安を抱えているケースも少なくありません。
ケータリング大量注文時の幹事様の主なお悩みは以下の通りです。
- 予算内におさめたいが、貧相な見た目のケータリング料理は提供したくない
- 社外の方も招待しているため、料理でもてなしたい
- 100食以上のケータリング大量注文が初めてなので、実際の量がわからない。そのため、会場内にどのくらいスペースが必要か想像がつかない
- リーズナブルでも美味しくないケータリングは嫌
- 他のケータリング業者と相見積もりをとる予定だが、価格以外にどのようなポイントで比較して良いかわからない など
本記事では、NEO DINING.ケータリングのプロの視点から、これらのお悩みを解決します。
NEO DINING.ケータリングは、参加者500名超の大規模ケータリング実績も多数
NEO DINING.では、法人・団体様の社内イベントorパーティー向けケータリングを展開しています。当社のケータリングは、25プラン以上/100種類以上の豊富なメニューが特徴。多くのお客様にご好評いただき、これまで大使館や大手上場企業など、累計10,000件以上の実績があります。
また、ケータリングをお届けするパーティーやイベントの形式も多種多様です。
社内懇親会や忘年会などの比較的カジュアルなイベントから、入社式・内定式・社員総会・周年記念パーティーなどのフォーマルな形式のものまで、さまざまなイベントにケータリング料理をお届けしてまいりました。
NEO DINING.のケータリングは、シェフが手がけた本格派料理と多種多様なスイーツ類を目でも楽しんでいただけるよう、パーティ空間に華やかな空間装飾を施してご提供いたします。ぜひ一度ご相談ください。
NEO DINING.には参加人数500名を超える超大規模ケータリングの実績も多数
ケータリング大量注文時の段取り
「ケータリングの大量注文が初めての方」「注文に不安がある方」は、ケータリング大量注文時の段取りを頭に入れておくと安心です。
当社を例に挙げた場合のご注文までの段取りは以下の通りです。
- イベントの企画・開催時期の決定
- おおよその参加人数を決定
- ケータリング事業者から見積もりを取る
- 予算とのすり合わせ
- 試食
- 会場下見(現地調査)
- 社内で検討(予算との調整、メニューの調整)
- ケータリングプランの決定
- ご注文
ポイントごとに詳しくご説明します。
段取りその１：まずは「イベントの企画&開催時期」を決めよう
幹事様が最優先で取り組むべきポイントは、「イベントの企画&開催時期」の決定です。なぜならケータリングは、企画や開催時期にも左右されるケースがあるためです。
イベントの企画と趣旨に合わせたケータリング料理の提案もできる
ケータリング事業者にイベントの企画や趣旨を事前に伝えることで、ケータリング料理をイベントの演出に活用することができます。
例えば当社では、季節行事を絡めたイベントの場合、「春らしいメニュー」や「お正月感が感じられる盛り付け」など、その季節らしいケータリング料理の提案も可能です。事前の準備を必要とすることもあるため、オリジナルメニューや装飾をご希望の際はイベントの企画趣旨や内容の詳細を伺っています。
お問合せの際、必ずしも企画や趣旨が全て固まっている必要はありませんが、ある程度内容が決まっていた方が、提供するケータリング料理の工夫の幅も広げられます。特に「ケータリング料理で自社らしさを演出したい」「せっかくだからオリジナリティ溢れるメニューを提供したい」と考えている幹事様は、企画や趣旨から料理の内容を決めていくことをおすすめします。
ケータリングには注文〆切があるので注意
ケータリングには注文〆切があるため、優先的に開催日時を決める必要があります。
多くのケータリング事業者は、ケータリング料理の注文〆切を設けています。なおNEO DINING.は、5日前までのご注文をお願いしています。
しかし、注文〆切以前であっても、該当の日時の予約が埋まっている場合はお断りせざるを得ません。数百食以上の大量注文の場合、食材の用意に時間を要することもあるため、約1ヶ月前にはお問合せをいただけると安心です。
先に開催日時を決め、余裕を持って準備することで、その後のイベント準備の段取りもスムーズに進みます。
段取りその２：相見積もりを取り、予算をすり合わせる
イベントの企画と開催時期が見えてきたら、ケータリング事業者に見積もりを取りましょう。当社では、HPのメールフォームやお電話、LINEで受け付けています。
ケータリングを大量注文するイベントは、参加人数が比較的多い大規模イベントであるケースがほとんどです。そのため、予算内で注文できるケータリングを比較検討するお客様が多い傾向があります。
2,3社の相見積もりを取り、予算をすり合わせましょう。
ケータリング業者に見積もりを依頼する際に伝える情報
- 担当者名
- 会社名
- 連絡先(メールアドレス、電話番号)
- ケータリングお届け先住所orエリア名
- イベントの開催日
- イベントの開催時間
- 参加人数
- 予算
問い合わせ時、上記にプラスして「希望するケータリングプラン」や「イベントの企画・趣旨」なども併せて伝えることで、より具体性のある見積もり&提案が得られ、時間短縮になりますよ。
見積もりを取る前に「会場の住所orエリア」の目星をつけよう
また、ケータリング業者はエリアによって配達料金や最低注文金額が変動することがほとんど。そのため会場の住所か、だいたいのエリアだけでも目星をつけた上で問い合わせるようにしましょう。
段取りその３：試食で味を確かめる
ケータリングを大量注文する際、「試食」も大切な要素です。
もし試食せずに注文をして、味・見た目ともに満足度の低いケータリングが届いた場合、数百名以上の参加者に残念な思いをさせてしまいかねません。
しかもコロナ禍明けで、ようやく実現できたリアルの交流の場。参加者の皆さんが楽しみに参加するイベントを、ひとつの料理が台無しにしてしまうことも十分に考えられるのです。
そのため幹事様は、実際にケータリング料理の試食をし、クオリティを確かめた上で注文すると良いでしょう。
段取りその４：会場下見(現地調査)でケータリング配置場所、会場内レイアウトを決定
ケータリングを大量注文する際、試食と合わせて行っておくと安心なのが、「会場下見(現地調査)」です。
数百食以上のケータリングが必要な大規模イベントは、多くの場合、イベントスペースやホールなどの大きな会場で開催されます。これらの会場は、間取りも、導線も、使用上のルールもそれぞれ異なることがほとんど。
事前に会場下見に行くことで、ケータリング等準備物の搬入・搬出の導線や、料理提供時の会場レイアウトを考えることができます。よほど使い慣れている会場を除き、事前に下見に行き、各ポイントを確認できると安心です。
例えば、以下のようなポイントを確認すると良いでしょう。
| 会場全体の確認 | 場所(階数)、広さ、最寄駅からのルート など |
| 会場外の導線確認 | 駐車場や搬入口などの裏導線、参加者様が通る表導線 など |
| 会場内の導線確認 | 裏導線を通り、イベント会場内までの経路 など |
| 水場の確認 | ケータリング・ドリンク等で出る水を流せる水場の有無 |
| 設備の確認 | 机、音響設備、照明設備など借りられる設備の確認 |
現地調査に伺ったお客様のイベント事例
NEO DINING.ケータリングは試食&会場下見(現地調査)に対応しています
当社では、ケータリング大口注文のお客様に向けて、試食&会場下見(現地調査)サービスを行っています。NEO DINING.でのご注文を決めていない、ご検討中のお客様も対象です。
当日は、イベント経験豊富な営業担当者がお客様のイベント会場下見に同行。その場で一緒に会場の各ポイントを確認し、ケータリングの配置場所などをご提案いたします。会場内の装飾やドリンクの内容、オリジナルメニューなどのご要望があれば、併せてご相談ください。
会場下見の際に、ケータリングの料理を持参します。会場内、もしくは帰社後にお召し上がりいただき、検討に役立てていただきます。
《試食に関する注意事項》
- 試食提供の対象は、100名様分以上のご注文を検討されているお客様となります。99名様分以下の場合でも試食のご提供は可能ですが、試食分の実費を頂戴いたします。
- 試食の際は、ケータリングプランのうち3品を、3名様分持参いたします(小分けカップに入れて提供)
- 試食メニューのご指定は出来かねますのでご了承ください。
会場下見について詳しく知りたい方はこちら
NEO DINING.試食&会場下見(現地調査)の同行者
現地調査は、基本的に当社の営業担当者(1or2名)が伺います。イベント会場やケータリングにまつわるご相談がありましたらお気軽にご質問ください。
平野和典（kazunori hirano）年間350件以上のケータリング案件を担当。
自身がDJだった経験を活かし、数々のイベント・パーティーの音響テクニカルに専門的に従事してきた実績を持ち、その後大手企業のケータリング事業の立ち上げを経験。食×イベントの側面から、その案件に合ったケータリングメニューの開発や世界観を当社のシェフや空間コーディネータと連携してご提案します。
スピーディーかつ細やかで人懐っこい性格から、クライアントから愛される営業のスペシャリスト。
尾山知士（satoshi oyama）イベントマネージャー
大手求人広告会社出身でウェディングの魅力に魅せられて、プランナーへ。
これまで大手雑誌のオリジナルパーティー特集に取り上げられる案件を数々創りだしてきたトップクリエイティブプランナー。コンセプトを実現可能なレベルに落とし込んで参加者に伝えて行くスキルで多くのクライアントを魅了してきた実績を持つ。
ウェディングや表彰式や、オープニングレセプション、周年パーティーの企画運営や、映像を駆使したコンテンツ作りが得意分野。
槇島千城（chishiro makishima）ゼネラルマネージャー
大手イベント演出会社を経て、株式会社NEO FLAG.の創業に携わる。
500名～1,000名程度の規模のイベントの経験多数。自社コンテンツの「イベント」×「ケータリング」はもちろんのこと、接客ロープレコンテストや企業パーティー、視覚効果で見せる照明演出や特効演出、パフォーマー演出全般が得意分野。
試食&会場下見(現地調査)対象エリア
主に東京、横浜エリアのイベント会場が対象です。
※その他エリアのお客様は以下よりお問合せください。
ケータリング大量注文時に幹事が必ず確認すべきポイント
では、最後にケータリング大量注文時に幹事が必ず確認すべきポイントについてご紹介します。
それは大きく分けて4点です。
- ケータリング料理の味・クオリティ
- ケータリングの価格・料金
- ケータリング事業者の対応面
- 料理以外のオプションの充実さ
ポイント１：ケータリング料理の味・クオリティ
まずは、ケータリング料理の味とクオリティです。口コミや試食を参考に、確かな品質かどうか確認しましょう。美味しい料理は、参加者満足度に直結します。
ポイント２：ケータリングの価格・料金
次は、ケータリングの費用面について。予算とすり合わせ、満足度の高いケータリング事業者、プランを選ぶようにしましょう。
ポイント３：ケータリング事業者の対応面
ケータリングを大量注文する際、ケータリング事業者の対応面も重視したほうが良いでしょう。
大人数が参加するイベントの場合、参加者のさまざまな要望に合うケータリング料理を提供する必要があります。例えば以下のような要望・変更が発生する可能性があります。
お客様のご要望例
- ケータリング料理の数量変更(参加人数が減った/増えた)
- メニュー内容の変更が可能(イベントの趣旨や予算に合わせた料理にしたい)
- ベジタリアン、ヴィーガンメニューへの変更(肉・魚を食べられない参加者に配慮したケータリングにしたい) など
NEO DINING.では、上記のご要望全てに対応しています。
ケータリングの数量変更は、イベントの前日15:00までにお伝えいただければ変更可能です。
※大幅な人数変更の場合や、最低保証金額を下回る場合はお受けできない場合がございます。ご了承くださいませ。
また、野菜を中心としたプランやベジタリアン、ヴィーガンメニューへの変更も可能です。
ポイント４：料理以外のオプションの充実さ
お客様のイベントは、料理だけが主役ではありません。あくまで趣旨や目的は別にあります。参加者同士の交流や会話に華を添え、会を盛り上げるための大きな要素として、ケータリングがあると当社は考えています。
そのためイベントを成功に導くには、ケータリング料理以外の演出面の充実さも鍵を握っています。
当社はケータリング料理でイベント会場をより華やかに演出できるよう、全てのプランに無料装飾が付属します。フェイクグリーンや小物類を用いて、料理を乗せたテーブルをナチュラルテイストにコーディネートします。
さらにオプションとして「装花」のご用意もあります。フラワーデコレーターを現地に派遣し、生花でテーブルを飾り付けます。
この他にも、「出張寿司職人」や「スイーツケータリング」など、“料理でイベントを盛り上げられるオプションサービス”も。
NEO DINING.は、司会者やパフォーマー派遣、景品手配など、あらゆる側面からお客様のイベントをサポートできるケータリング事業者です。
NEO DINING.ケータリングならすべての請求を一本化。幹事の負担も大幅削減
ケータリングの大量注文が必要な、大人数が参加するイベントの場合、幹事の負担はとても大きいといえるでしょう。「ケータリング大量注文時の段取り」からみてわかる通り、ケータリングを検討〜注文するだけで、9つもの工程があります。
しかし、「イベントはケータリングを注文しておしまい」ではありません。その他にも会場選定や余興の決定、ゲスト・パフォーマーの手配、景品の準備など、あらゆる準備が必要です。
ケータリング&マジシャン派遣をご利用したお客様
NEO DINING.では、イベントの総合プロデュース事業「NEO FLAG.」も展開しています。ここで培った豊富なイベント経験は、ケータリング事業にも活きています。
例えば、イベントに必要な以下のようなものについてもケータリングと併せてご注文いただけます。
- イベント会場の申し込み
- プロ司会者派遣
- 各種パフォーマー派遣(マジシャン、似顔絵アーティストなど)
- カメラマン派遣
- 音響オペレーター派遣
これらを合わせてご注文いただければ、お問合せの窓口が1つで済みます。
「会場の管理会社」「司会者の所属事務所」「音響機材の会社」など、幹事様があちこちと連絡を取り合い、調整をする手間が大幅に省けるのです。
また、ご請求も一括でOK。各方面から見積もりや請求書を取り寄せ、対応をする必要もありません。
ケータリングを活用したイベントでお困りの幹事様は、ぜひ一度ご相談くださいね。
会場提案を含めた総合的な空間演出にも対応。NEO FLAG.のイベントプロデュース
NEO FLAG.ではケータリングだけでなく、法人・団体様向けのイベントプロデュース事業も展開しています。経験豊富なイベントプロデューサーに、社内イベントやパーティーの企画・準備・運営までまるっとおまかせいただけます。もちろんイベント会場の提案やケータリングについてもご提案・準備が可能です。
（株）NEO FLAG.のサービス
【ダウンロードOK】社内イベントやコミュニケーション活性化に役立つ資料も無料配布！
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