はじめに

ケータリングを初めてご利用する際に、いつ、ケータリング会社のスタッフが現地に来て、どれくらいの時間を掛けてどんな手順で準備するのか？という当日の流れって分からないのでちょっと不安ですよね？

自分たちは何をどこまで準備しておけば良いの悩んでしまう方も多いのではないでしょうか？

今回は、そんな初めてケータリングを依頼する幹事様が向けに、東京・横浜を中心にケータリングサービスを提供している私共、NEO DINING.（ネオダイニング）の場合を参考に催事本番日のケータリングスタッフの動きの流れをお伝えしますね。

これを見れば、当日の流れや、ご自身でご用意していただくことなどを把握していただけます。ぜひ、ご参考にしてくださいね。

当日の流れ5ステップ

当日の流れ

①懇親会会場のスペース確保（幹事様）

②ケータリング会社到着

③幹事様とミニ打ち合わせ、準備

④パーティー開始　乾杯について

⑤撤収

大きく当日は、この5ステップで進められていきます。

それでは一つひとつ見ていきましょう。

①懇親会会場のスペース確保

社内イベントにおいて良く使用されるスペースは、会議室やオフィスの空きスペースを利用するのがほとんどです。

当日使用するお部屋は事前に確保しておきましょう。

また、その際使用しないテーブルはしまう、もしくは一か所にまとめる。

椅子は壁にそって並べて、パーティー中の腰掛として使用するとよいです。

慣れていないと当日のレイアウトをどうしたら良いのか分かりませんよね？その際はプロにお任せください。

当日来た担当者に、レイアウトは特に決まっていないこと、テーブルも好きな数使用して良いことを伝えておけば最適な数をプロが使用します。

ちなみに弊社の場合は、メニュー数やご注文の人数で変わりますが、一般的な横長の会議用テーブルを想定すると、50名様以下がお食事台6テーブル、ドリンク台で2テーブルの合計8テーブル程使用します。

コレくらいのテーブル数がありますと比較的バランスの取れたお料理配置や装飾なども置けますので、ぎゅうぎゅう詰めにならずに、美しくコーディネートすることが出来ます。

残ったテーブルは、お部屋に散らすように配置して、皆さんがお食事される歓談用テーブルにご利用されるのがほとんどです。

その際、会議用テーブルを2台向かい合わせにして繋げてご利用すると大きな長方形のテーブルが出来上がり、みんなで集まってお召し上がりいただくのに丁度よいです。

②ケータリング会社が到着

予め、お伝えしていた時間にケータリング会社が到着いたします。私共NEO DINING.（ネオダイニング）の場合は、一般的には、催事開始の1時間半前を目安に現地に入らせていただいています。

ただし、だいたいお約束のお時間前に到着することが多いです。

なぜなら、搬入に多少なりとも時間がかかるからです。

ケータリングの搬入は、普段社員の皆様が出社で利用するルートを通らず、台車の使用ができるバックヤードを通ることが多いです。そのため、ルートが迷路のように入り組んでいることがあり、時間がかかることがよくあります。

ビルによってはセキュリティーが厳重でお約束のお部屋に到着するまでに30分かかってしまうケースもありますので、搬入手続きや入館手続きが必要な場合は予めお手配しておくとスムーズです。ビルによっては迷路のような複雑な搬入経路もあるので、どなたかお手すきの方にご案内いただけるとよりスムーズに搬入が進みます。

ケータリング会社の私達からすると、ここの搬入をいかにスムーズに行うかという点は、非常に重要視しています。

③当日幹事様とミニ打ち合わせ⇒セッティング開始

ケータリングスタッフが到着いたしますと、当日のスタッフ責任者がご挨拶いたします。

その際に、

・レイアウトについて

・当日の時間の確認（開始時間や会の終了時間など）

・乾杯の有無

・飲み残しを捨てる場所（給湯室など）

・撤収に関して

の4項目をお聞きします。

ご不明点はこのタイミングで聞いていただけるとお答えいたします。

また、レイアウトに関しては、予めご用意いただいたとしても、当日のお部屋の状況や導線などを考慮してご相談させていただくこともあります。

このミニ打ち合わせを行った上で、お料理やドリンクのセッティングを始めます。お約束のお時間の5分前までにはセットを完了いたますので、幹事様はご退室いただいて問題ありません。

④パーティー開始　乾杯について

NEO DINING.（ネオダイニング）の場合、フリードリンクをご注文いただいてれば、乾杯のドリンクを最初にご用意いたします。

乾杯がどのタイミングかにもよりますが、参加者様がお部屋に入ってすぐに乾杯酒をそれぞれお好きなものをお持ちいただき、乾杯の流れになります。

当店でもそうなのですが、おそらく乾杯酒に関してはケ―タリング会社の方で予め決められている事が多いでしょう。

それは、最初の乾杯までをスムーズに行う為になります。1杯目からオーダーを承ってしまうと乾杯のお時間に間に合わなくなる可能性が出てきしまいます。

もし、会社の方が皆さんお酒が大好きなのであれば、お酒を多めに準備してほしいなど、ご要望を当日のスタッフにお伝えください。よく、乾杯前に配ってほしいとご要望をいただくことがありますが、その方がかえって配るまでに時間がかかってしまうので、基本は入ってきた時に1杯手に取るかたちをお勧めします。

⑤撤収

パーティーが終わりに近づくと、当日打ち合わせしたタイミングでお料理台を撤収いたします。大体お時間にして30分～1時間かかります。

そのお時間はお待ちいただかなくてはなりません。NEO DINING.（ネオダイニング）の場合はパーティーの内容にもよりますが、懇親会の終わる10分～15分前には、お食事台を無理のない範囲で片付けさせていただいております。

もちろん、その際の余ったお食事はお召し上がれる状態となりますのでご安心ください。

会が終わる前にお食事を破棄することはありません。

撤収もお立合いいただく必要はありません。

会社の皆様とお話して2次会どうしようかなんてご相談いただいて構いません。

ただセキュリティー上、会社のどこかにはいていただき、社内にケータリング会社のスタッフしかいないなんて事だけないようにお願いいたします。

そして最後は、ご挨拶させていただき終わりとなります！

まとめ

今回は初めてケータリングを依頼する幹事様向けにケータリングを依頼した際の当日の流れについてお伝えいたしました。

搬入前や、撤収中にご案内等いただくことは多少ござますが、それ以外のお料理・ドリンク周りの準備や会の最中のケア、撤収に関してはお任せください。

ぜひ、お伝えした内容を参考に、ケータリングもご検討されてみてはいかがですか？

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