こんにちは！NEO DINING.です。ケータリングを提供している当社には、日々多くの企業様から社内イベントや懇親会へのケータリングのお問合せが寄せられます。

現在、リアルでの懇親会を検討している企業の幹事様・主催者様の多くは、「ホテル懇親会」or「社内懇親会」の2択で悩まれている方が多い印象です。

今回は、「ホテル懇親会のメリット・デメリット」をご紹介。ケータリング活用時の社内懇親会と比較し、サービス面や料理などを中心に解説します。

ホテル懇親会は「ホテル内を会場に行う懇親会」

会場	ホテル内(宴会場、大広間、大会議室など)
参加人数	数十〜数百名
料理・ドリンク	ホテルで提供
サービススタッフの有無	あり

ホテル懇親会とは、その名の通り、ホテルをイベント会場に行う懇親会のことです。

会場は主にホテル内の宴会場や大広間、大会議室など。参加人数に合わせ、最適な部屋を会場に選択します。

また、ホテル懇親会で提供する料理・ドリンクは、会場であるホテル内で用意されたものを提供するケースが多いです。

社内懇親会とは「社内を会場に行う懇親会」

会場	社内(大会議室、社員食堂、休憩スペース、オフィスなど)
参加人数	数十〜数百名
料理・ドリンク	ケータリング業者が提供
サービススタッフの有無	あり

一方で社内懇親会とは、会社内を会場に行う懇親会のこと。数百-数十名が入れる大会議室や社員食堂、休憩スペースで開催されます。

社内懇親会の場合、参加者に提供する料理やドリンクも自社で準備する必要があります。

そのため指定の場所まで料理を届けてくれる「ケータリングサービス」を使い、参加人数分の料理を全て１社に用意してもらうスタイルが一般的です。

NEO DINING.ケータリングは社内懇親会の実績も多数

NEO DINING.では、法人・団体様の社内イベントorパーティー向けケータリングを展開しています。当社のケータリングは、25プラン以上/100種類以上の豊富なメニューが特徴。多くのお客様にご好評いただき、これまで大使館や大手上場企業など、累計10,000件以上の実績があります。

また、ケータリングをお届けするパーティーやイベントの形式も多種多様です。

社内懇親会や忘年会などの比較的カジュアルなイベントから、ホテルで行うような入社式・内定式・社員総会・周年記念パーティーなどのフォーマルな形式のものまで、さまざまな社内イベントにケータリング料理をお届けしてまいりました。

NEO DINING.のケータリングは、シェフが手がけた本格派料理と多種多様なスイーツケータリングを目でも楽しんでいただけるよう、パーティ空間に華やかな空間装飾を施してご提供いたします。ぜひ一度ご相談ください。

ホテル懇親会or社内懇親会のどっちが最適？リアル懇親会幹事の悩みごと

まずは、リアル懇親会を企画・運営する幹事様の悩みごと例からご紹介します。

• ホテル懇親会or社内懇親会のどちらが自社にマッチしているかわからない
• 限られた予算の中で、ホテル懇親会or社内懇親会のどちらを選べばいい？
• 開催まで2ヶ月を切っている。会場確保は間に合う？
• 参加人数が500名を超える。社内懇親会は非現実的かも… など

本記事ではこれらのお悩みを解決するトピックスをご紹介します。

ホテル懇親会のメリット１：豪華な会場

ホテル懇親会の大きなメリットは、豪華な会場にあります。大勢の収容人数を誇る大広間や宴会場だけでなく、ロビーや受付などあらゆる箇所に非日常感が漂います。大きなシャンデリアで来客を迎えるホテルも少なくありません。

また、トイレや控え室などの設備も整っており、大切なクライアントや取引先をもてなす際にも安心して利用できます。

豪華な会場は社員のモチベーションアップにもつながる

ホテル懇親会は参加者の社員にとっても大きなメリットがあります。

普段とは異なる豪華な会場で懇親会をすることで、社員に対する労いや感謝の気持ちを表明することができます。これは愛社精神を高められるだけでなく、仕事に対するモチベーションアップにもつながります。

ホテル懇親会のメリット2：満足度の高いサービス(料理、給仕スタッフ)

多くのホテル懇親会は、満足度の高いサービス内容が特徴です。主に以下の点において、社内懇親会とは異なります。

1. 料理
2. 給仕スタッフによる丁寧なケア
3. 来客対応

ホテル内レストランのシェフがてがけた料理の提供

ホテル懇親会では、ホテル内のレストランの料理を提供するケースがほとんどです。利用するホテルのランクにもよりますが、高級ホテルではラグジュアリーなフルコースを提供していることも少なくありません。

ケータリングでもホットミールなどの温かいメニューを提供することは可能です。しかしホテルでは作りたてを提供するため、温かいメニューのバリエーションも多いです。

そのためホテル懇親会で提供する料理は、味・クオリティともに、満足度が高いといえるでしょう。

給仕スタッフによる丁寧なケア

ホテル懇親会を着席形式で行う場合、各円卓に1名の給仕スタッフがつきます。

フルコース料理の提供やドリンクのおかわりなども、給仕スタッフにお願いすればOK。参加者がきめ細かいサービスと丁寧なケアが受けられるのも、ホテル懇親会ならではといえます。

タクシー手配や来客の対応もスタッフにお願いできる

幹事を悩ませる来客対応。特に社長や役員が参加する会の場合、受付からお見送りまできちんと目を配りたいと考える幹事も多いでしょう。

ホテルにもよりますが、「受付から会場までの案内」や「帰りのタクシー手配」なども代行してくれることもあります。プロのホテルマンによる対応のため、安心して会の運営に集中できます。

ホテル懇親会のメリット3：参加人数が多くても安心(数百名以上)

ホテルには、大宴会場や大広間などホテル懇親会を開催できる会場が複数あります。ホテルの規模にもよりますが、数百名から千名以上の収容人数を誇る会場があるケースも。そのため、大規模な懇親会を開催する場合も安心です。

大企業の懇親会の場合、全社員参加型のイベントを開催しようと思っても、人数の多さから諦めざるを得ないこともあります。しかし、ホテル懇親会なら、全社員を１か所に集めた懇親会を開催することも不可能ではありません。

ホテル懇親会のメリット４：そのまま宿泊できる

ホテル懇親会は、ホテルを会場に行う懇親会です。ホテル内にはもちろん一般客室もあるため、懇親会後に宿泊することも可能です。

例えば以下のような場面において、ホテル懇親会は利便性が高いといえます。

• 支社長や役員が遠方から来る
• 地方支社の社員が参加する　など

空港や主要駅に近いホテルを会場に選べば、翌朝の帰路もストレスがありません。また朝はホテルで朝食をとってからチェックアウトすることもできます。そのため参加者からは喜ばれるでしょう。

ホテル懇親会のメリット５：機材設備が整っている

ホテル懇親会の大きなメリットとして、機材設備が整っていることが挙げられます。

機材設備とは、照明や音響などの機材です。スポットライトを当てたり、司会者やスピーカー用のマイクを用意するなど、イベントの演出に必要な設備は基本的に揃っています。

ホテル内に用意のない機材を使用したい場合も問題ありません。多くのホテルは、音響や照明などの機材設備の会社と提携しています。専任スタッフも併せて派遣してもらえるため、安心ですね。

ホテル懇親会のデメリット１：宴会場の確保が大変

次は、ホテル懇親会のデメリットについてご紹介します。まずは「会場の確保」について。

懇親会の参加者が数百名を超える場合、収容人数の多い会場を確保する必要があります。しかし、都市圏では数百名以上の収容人数を誇る宴会場・大広間のあるホテルは、そう多くありません。少ない選択肢の中から選ぶ必要があります。

また、収容人数の多いホテル懇親会会場は、スケジュールを抑えるのも至難の業です。このような会場は、ホテル懇親会の他に、カンファレンスや結婚披露宴、祝賀会などの他のイベントにも利用されます。そのため同様の会場を探している企業や団体、一般客など、限られたスケジュールを縫って予約を入れなければなりません。開催まで２か月未満の直前予約は、かなりハードルが高いと考えた方が良いでしょう。

また候補日も限られるため、参加者とのスケジュール調整も煩雑になる傾向があります。

これを避けるために、ホテル以外の大規模イベント会場を貸し切り、食事はケータリング業者を活用するケースも少なくありません。

ホテル懇親会のデメリット２：会場への移動が必須

ホテル懇親会の場合、参加者の会場移動が必須です。終業後に懇親会を開催する際には、仕事を終えた後にわざわざホテルに向かう必要があります。そのため、残業などを理由に参加を見送る社員もいるでしょう。

オフィスにほど近いホテルの大広間を借りられれば、そのような不安も解消されます。

しかし、前述した通り、数百名以上を収容できるホテルの宴会場は、そもそも数が多くありません。そのため、オフィスからアクセスの良い会場が借りられない可能性もあります。

ホテル懇親会のデメリット３：費用が高額

ホテル懇親会は、一般的な社内懇親会に比べて、費用が高額になる傾向があります。各社の見積もりをもとに、「ホテル懇親会の料金相場」と「社内懇親会の料金相場」を比較してみました。

ホテル懇親会の料金相場は約400万円(150名規模)

各社の見積もりをもとに、ホテル懇親会でかかる費用を計算したところ、150名が参加する懇親会を開催した場合、約400万円程度が料金相場のようです。

特に高額なのが、「会場費」や「設備レンタル費」です。なおホテル懇親会の時間を夜間(18時-22時)に設定したり、日にちを土日祝前日にすると、割増費用が加算されるケースもあります。

一方でケータリング利用の社内懇親会なら約1/5の費用でおさまる

また、ケータリングを利用し、同規模の社内懇親会を開催した場合、かかる費用は約76万円。ホテル懇親会に比べ、1/5の料金で懇親会が開催可能です。

料理のプランを変更するなど、内容によってはさらにリーズナブルに抑えることもできます。また、浮いた予算で出張寿司職人などのオプションをプラスし、ワンランク上のケータリングを楽しむお客様も多数派です。

ホテル懇親会のデメリット４：イベント演出の自由度が低い

どのようなホテルを選ぶかにもよりますが、ホテル懇親会は一般的に「イベント演出の自由度が低い」ケースがあります。

例えば…

• 大きな音楽を流したい→他の一般客への迷惑とならないよう禁止
• マジシャンを招き、火を使った派手なパフォーマンスを見せてほしい→火気厳禁のためNG　など

ホテルによっては会場使用上のルールが厳しく定められていることもあるので、イベント演出にこだわりたい方は、事前に確認しておくと良いでしょう。

イベントで演出を行う際、別途費用が発生するケースも

ホテル懇親会では、イベントの演出を行う際に、別途費用が発生するケースがあります。

ホテルにもよりますが、演出関連のものだと以下のような費用が別途加算されることもあるので覚えておくと良いでしょう。

設備レンタル費	マイクや照明機材、スピーカー、配線などの使用時にかかる費用
機材レンタル費	カメラや音響機器のレンタル費用
機材スタッフ人件費	カメラマン、音響担当者などの専任スタッフ人件費

※上記の他に、設備基本使用料が加算されることもあります。

例：ハイブリッド懇親会開催時にかかる費目

例として、ホテル懇親会の会場と全国各地をオンラインでつないだ「ハイブリッド懇親会」を行う際にかかる費目を書き出してみました。

※あくまで“オンラインで各会場をつなげる”演出に対する費目のみ。別途会場使用料等がかかる想定です

機材レンタル費	配信用のカメラ、配信機材等、司会者用マイクのレンタル費用
機材スタッフ人件費	配信用カメラのカメラマン、機材オペレーターの人件費
設備レンタル費	オンライン参加者の様子を投影するスクリーン、プロジェクター

ハイブリッド懇親会の場合、事前に配信状態や全体の流れを確認するためのリハーサルを行うのが一般的です。ホテル懇親会では、リハーサル分の人件費も追加で加算されることもあるようです。

ホテル懇親会か社内懇親会。趣旨や目的にマッチする会場を選びましょう

「ホテル懇親会」のメリット・デメリットを中心に、「社内懇親会」と比較してみました。しかし結局のところ、一概にどちらが良いとは言えません。

ホテル懇親会は雰囲気が良く、非日常感があります。しかし、費用がかかることや、参加者の移動・帰社・帰宅の手間があるため、参加率が低くなる可能性も。

一方、社内懇親会は費用面で大きなメリットがあります。ただし、社内を会場とするため、日常的な雰囲気が続き、気分転換にならない可能性もあるのです。

そのため最終的にはイベント・懇親会の目的や趣旨、参加者の状況によって選ぶ必要があるでしょう。

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NEO FLAG.ではケータリングだけでなく、法人・団体様向けのイベントプロデュース事業も展開しています。経験豊富なイベントプロデューサーに、社内イベントやパーティーの企画・準備・運営までまるっとおまかせいただけます。もちろん社内懇親会の企画運営やイベント会場の提案、ケータリングについても提案・準備が可能です。

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