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こんにちは！NEO DINING.です。
社内イベントやパーティーの幹事様、主催者様は、会全体の運営に頭を悩ましながら、準備を進めるケースが少なくありません。
中でも、イベント会場のレイアウトについては「何がベストなのか」「誰に・何を相談すればいいのかわからない」と困惑することも。
今回は、「イベント会場のレイアウト例」について、事例を交えながらご紹介します。
イベント会場のレイアウトとは
まずは、イベント会場のレイアウトについて簡単にご説明します。
イベント会場のレイアウトとは、会場全体の配置・配置図を指します。
イベントやパーティーを行う際は、会場内のどこに・何を・どのように配置するのか考え、配置場所を決める必要があります。
例えば…
- 参加者が座る座席、テーブル
- テーブル・長机の配置場所
- 受付の場所
- ケータリング料理を置く場所
- ドリンクカウンターの場所 など
会場レイアウトを考える際は、イベントの趣旨や目的などから逆算し、これらを適切な場所に配置するのがベストです。
イベント会場のレイアウトに必要なアイテム
イベント会場のレイアウトを作るためには、以下のアイテムが必要です。
イベントの開催規模や会場の広さ、プログラムの内容によりますが、「必須アイテム」と「必要に応じて活用するアイテム」を使い、会場レイアウトを作りましょう。
| 必須アイテム | テーブル |
| 必要に応じて活用するアイテム | 椅子 パーテーション 受付台 スクリーン プロジェクター など |
ケータリングを提供するNEO DINING.は、会場レイアウトのご提案も可能です
NEO DINING.では、法人・団体様の社内懇親会向けケータリングを展開しています。
多くのお客様にご好評いただき、これまで大使館や大手上場企業など、累計10,000件以上の実績があります。
NEO DINING.のケータリングは、25プラン以上/100種類以上の豊富なメニューが特徴です。中には温かいままお召し上がりいただけるホットミールも。シェフが手がけた本格派料理を目でも楽しんでいただけるよう、パーティ会場に華やかな空間装飾を施してご提供いたします。
当社では、過去の経験やノウハウを活かし、“ケータリングを含めたイベント会場レイアウト”の相談にも乗っております。会場の広さや参加人数、イベントの趣旨等をお聞きし、最適なレイアウトをご提案することも可能です。
会場レイアウトにお悩み中の幹事様はぜひ一度ご相談くださいね。
イベント会場のレイアウトを工夫するメリット
当社はケータリングのプロとして数々のイベント会場を見てきました。この経験から、会場のレイアウトを工夫する背景には、以下3つのメリットがあると考えます。
- 感染リスク軽減
- 狭い会場(オフィス、会議室等)でも対応できる
- 社内コミュニケーション活性化につながる
感染リスク軽減
まずは、感染リスク軽減です。新型コロナのワクチン接種が進み、アフターコロナに向けて動き出した今もなお、感染リスクは気になるもの。「イベント・パーティーでクラスターを出したくない」と考える幹事様は多数派です。
イベント会場のレイアウトを工夫すれば、感染リスクを最小限に抑えることも可能です。
狭い会場(オフィス、会議室等)でも対応できる
会場レイアウトを工夫すれば、狭い場所でもイベント・パーティーを開催することが可能です(会場の収容人数を大幅に超える参加者がいる場合を除く)
例えば、飲食の形式を着席→立食に変更するだけで、スペースを広く使うことができます。
社内コミュニケーション活性化につながる
会場レイアウト次第で、社内コミュニケーション活性化を実現することもできます。話のタネとなるもの(ケータリングや映像が流れるプロジェクター、景品など)を目立つ場所に配置すれば、自ずと人が集まり、会話が生まれます。
イベント会場 基本のレイアウト
では次に、イベント会場の基本のレイアウトについてご紹介します。
会場レイアウトその１：島型
| おすすめシチュエーション | イベント、パーティー |
| イベント・会場の規模 | 小規模から大規模まで |
まずは島型レイアウトです。会場内に配置する机やテーブルを“島”に見立てることから、島型レイアウトと呼ばれるようになりました。
島型レイアウトでは、テーブルを会場の壁際から離して配置します。
ケータリング料理やドリンク専用の島を作るほか、参加者の飲食用の島を配置するケースもあります。
会場レイアウトその２：スクール、セミナー形式
| おすすめシチュエーション | セミナー、勉強会 |
| イベント・会場の規模 | 小規模から大規模まで |
スクール、セミナー形式のレイアウトは、「学校の教室」に近い会場レイアウトです。
机と椅子を平行に並べることで、会場内正面で話すMCやスピーカーが見えやすいメリットがあります。
このことからセミナーや勉強会などのイベントで多用されるレイアウトです。
会場レイアウトその３：シアター形式
| おすすめシチュエーション | セミナー、勉強会、カンファレンス |
| イベント・会場の規模 | 小規模から大規模まで |
シアター形式は、「映画館」のような会場レイアウトです。机・テーブルは用意せず、椅子のみを平行に並べます。
シアター形式を採用するイベントは、会場内正面にスクリーンがあり、映像やスライドを見せながら展開するケースがほとんどです。そのためセミナーや勉強会、カンファレンスで使われています。
また、机・テーブルがない分、会場の収容人数を増やせるため、大人数が参加するイベントに向いています。
会場レイアウトその４：コの字型
| おすすめシチュエーション | 会議 |
| イベント・会場の規模 | 小規模から中規模 |
コの字型レイアウトは、その名の通りカタカナの「コ」のかたちに机・テーブルを配置するレイアウト形式です。
社内会議室などによく見られるレイアウトです。
会場レイアウトその５：ロの字型
| おすすめシチュエーション | 会議 |
| イベント・会場の規模 | 小規模から中規模 |
「コの字型」同様、「ロの字型」レイアウトも、カタカナの「ロ」のかたちに机・テーブルを配置するレイアウト形式です。
こちらも社内会議室などによく見られるレイアウトですね。
ケータリングがあるイベントは“島型”レイアウトがおすすめ
お客様のイベントにケータリングを活用される場合、当社は島型レイアウトを推奨しています。
その理由は以下の通りです。
島型レイアウトをおすすめする理由
- ケータリング料理、ドリンクが取りやすい
- 行列が起きにくい
- 机・テーブル・椅子の数が少なくても対応できる
- 参加者が１箇所に固まるのを防げる(=コミュニケーションが活性化する)
検討中の幹事様はぜひ参考にしてみてくださいね。
オフィスをイベント会場にする際のレイアウト例
ここからは実際に当社のケータリングを活用してイベントを開催したお客様の事例をもとにご説明します。
まずは、大規模な社内新年会を開催したお客様です。
| イベント種別 | 社内新年会 |
| 会場 | オフィス |
| 参加人数 | 200名 |
《オフィス編》会場レイアウトの課題
- 感染予防対策は徹底したい
- 同フロアに仕事中の人もおり、テーブル・椅子の大掛かりなセッティングは不可
- 新年会なのでケータリングで華やかさを演出したい
《オフィス編》課題を解決した会場レイアウト術
「会場内の大掛かりなセッティング変更不可」というお客様の要望に応え、あえて会場レイアウトは最小限に。
感染予防対策として、ケータリング料理はボックスに入れて個別盛りに変更。会場中央のテーブルにまとめて配置しました。そのため参加者の皆様は、各自ボックスを取り、自席で食べることができました。
新年会ならではの華やかさを演出するべく、別途「デザートビュッフェ」を用意。
仕事中の方の迷惑にならないよう、スイーツ提供用のテーブルは、会場の壁際に沿って配置しました。
こちらのお客様の事例詳細もチェック！
ホールをイベント会場にする際のレイアウト例
次は、ホールでの賀詞交換会を開催したお客様です。
| イベント種別 | 賀詞交換会 |
| 会場 | ホール(ゲートシティ大崎) |
| 参加人数 | 250名 |
《ホール編》会場レイアウトの課題
- 名刺交換や挨拶がスムーズに行えるレイアウトがいい
- 参加者同士がお酒を注いだり、乾杯しやすい工夫が必要
- 会場レイアウトに、目を引く装飾を取り入れたい
《ホール編》課題を解決した会場レイアウト術
今回のイベントはお正月に行われる賀詞交換会です。そのため鏡餅や鏡開きなどのお正月風の空間装飾を取り入れ、会場内に配置しました。
広いホールを活かして会場内に複数のテーブルを配置、テーブルでの歓談を促しました。これによりお酒を注いだり、乾杯する際に、一時グラス・ビール瓶をテーブルに置くことができます。
名刺交換をスムーズに行うためには、会場内に誰が・どこにいるのか一目で分かった方がいいと判断し、部署ごとにエリアを振り分けて座っていただき、その案内を設置しました。
こちらのお客様の事例詳細もチェック！
会議室を活用した小規模イベントの会場レイアウト例
最後に、オフィス内で小規模な親睦会を開催したお客様事例をご紹介します。
| イベント種別 | 親睦会 |
| 会場 | オフィス |
| 参加人数 | 20名 |
《会議室を活用した小規模イベント編》会場レイアウトの課題
- コミュニケーションが取りやすいレイアウトがいい
- テーブルに華やかさを持たせたい
《会議室を活用した小規模イベント編》課題を解決した会場レイアウト術
こちらのお客様は、参加者20名ほどの小規模社内イベントということもあり、テーブルは最小限にし、立食形式としました。会場中央にケータリング料理を配置したテーブルを置いたため、参加者はビュッフェ形式で自由に料理を食べることができます。
また、ドリンクカウンターも壁際にしたため、会場内に自然と人の動きが生まれます。これにより雑談の機会が生まれ、会話も盛り上がりました。
パーティーらしい華やかさを演出するため、「グレードアップ装飾」を取り入れ、テーブルに装花を配置。参加者の皆様からも喜ばれました。
イベント会場のレイアウトを考える際にチェックしたいポイント
お客様がイベントやパーティーの会場レイアウトを考える際に、必ずチェックしておきたい主なポイントは以下の通りです。
- 会場の広さ、収容人数
- 椅子・机・テーブル(有無・数・サイズ)
- イベント・パーティーの開催目的
会場の広さ、収容人数
イベント・パーティーを行う会場の広さは必ず確認しましょう。参加者数に対してあまりに狭すぎると、レイアウトのパターンが限られるだけでなく、イベントの演出・プログラムに影響を及ぼす可能性もあります。
あわせて収容人数も確認しておくと、レイアウトの参考になるでしょう。
椅子・机・テーブル(有無・数・サイズ)
どの会場でイベントを行う際にも、使用可能な椅子・机・テーブル等の設備の確認は必須です。
特に机・テーブルのサイズを把握しておくと安心です。「ケータリングの料理が乗り切らない」「サイズが大きすぎて参加者同士の交流がうまくいかない」などの事態を避けることができます。
イベント・パーティーの開催目的
イベントやパーティーの開催によって得たいものを明確化することも大切です。「社内コミュニケーション活性化」「新入社員を紹介する場にしたい」「経営層のビジョンを社員に共有できる場にしたい」など、開催目的を明確化することで、最適な会場レイアウトを選択することができます。
会場提案を含めた総合的な空間演出にも対応。NEO FLAG.のイベントプロデュース
NEO FLAG.ではケータリングだけでなく、法人・団体様向けのイベントプロデュース事業も展開しています。経験豊富なイベントプロデューサーに、社内イベントやパーティーの企画・準備・運営までまるっとおまかせいただけます。もちろんイベント会場の提案やケータリングについてもご提案・準備が可能です。
（株）NEO FLAG.のサービス
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