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こんにちは！ケータリングのNEO DINING.の大城です。
私たちサポートデスクチームは、お客様のお問合せ対応や各種手配を担っております。
お客様がケータリングのご注文に至るまでには、いくつかのプロセスがあります。
しかし、初めてケータリングをご利用される方は、何を・どう伝えたらいいのか不安に感じていることも少なくないように感じます。
そこで今回は、ケータリングのご活用に悩む幹事様向けに「ケータリング初心者さん向け 問い合せ&注文ガイド」をご紹介します。
【私が解説します】「明るく、親切に、丁寧に」をモットーにお客様に信頼される接客を(NEO DINING.サポートデスク担当 大城 弥生)
プロフィール
NEO DINING.のサポートデスク担当。
見積りから当日までの準備、スタッフ間の情報共有、問合わせ対応など、サポートデスクチームの業務範囲は多岐にわたります。特に多いのは、お客様とのお電話対応です。
私たちはケータリングコーディネーターとして、お客様のイメージをかたちにするためのご提案をいたします。
STEP1：お問合せ(電話or問い合わせフォーム)
NEO DINING.にご注文・ご相談があるお客様は、まず電話or問い合わせフォームから「お問合せ」をお願いいたします。
お電話でお問合せの際は、主に以下の項目をお尋ねします。メモ書きやお名刺等をお手元にご準備いただくとスムーズです。
NEO DINING.ケータリング：お問合せの基本項目
- 会社名
- ご利用日時
- ご利用エリア(開催場所)
- ご利用人数
「ご利用人数」はおおよその数で問題ございません。
ご担当者様(幹事様)の情報
- ご担当者様名
- メールアドレス
- 電話番号
追加ヒアリング項目
お電話でお問合せいただいたお客様には、以下の項目についても質問をさせていただきます。
もし項目内で「まだわからない」「決まっていない」ことがあっても大丈夫です！
私たちと相談しながら、ケータリングのイメージを固めていきましょう。
※問い合わせフォームからお問合せいただいたお客様は、「STEP2：ケータリングコーディネーターからのお電話」で同様のヒアリングをいたします。
- イベントの趣旨
- シチュエーション
- 所要時間
- ケータリングの予算
- 食事のイメージ
- イベントの参加者様について
【例】イベントの趣旨
- 周年記念パーティー
- 社内懇親会
- 忘年会 など
【例】シチュエーションやスタイル
- 部署内のメンバーのみのカジュアルな立食懇親会
- 全社員参加型の年に1度の表彰式後の懇親会
- 着席スタイルで食事メインの懇親会 など
【例】所要時間
社内イベントにかかる所要時間を教えてください。
- 11時半から13時まで(1.5時間)
- 17時から19時まで(2時間) など
【例】ケータリングの予算
ざっくりとした金額でも構いません。費用感のイメージを教えてください。
- 参加者100名で50万円(税込)におさえたい
- 取引先の方も参加するので、100万円(税込)でできるだけ豪華にしたい
- 軽食とソフトドリンクだけのプランで15万円(税込)におさえたい など
【例】食事のイメージ
- ピンチョスやフィンガーフード
- 小分けのカップインケータリングがいい
- ボリューミーなメニュー など
【例】イベントの参加者様について
イベントの参加人数に加えて、「参加者様の属性」も詳しく教えていただけるとより具体的な提案が可能です。
- 参加人数
- 年齢比
- 男女比
- 参加者に役員/社長クラス、取引先が含まれるか など
STEP２：ケータリングコーディネーターからお電話します
お客様の「お問合せ」を受けて、私たちケータリングコーディネーターor営業担当者がメールorお電話をします。このご連絡で、より詳細なヒアリングと、それに基づいたご提案をいたします。
お客様の基本的な情報は初回の「お問合せ」でいただいておりますので、この電話では主に以下のような内容をお話しします。（ご希望に応じてメールだけでのやり取りも可能ですが最終確認時などは認識の齟齬もなくなるためお電話でのやりとりを推奨しております。）
ケータリングのセッティングに関するご相談/ご提案(所要時間、設置場所、テーブルなど)
基本的にNEO DINING.のケータリングは、セッティングに90分いただいております。所要時間のご案内に加え、以下のようなセッティングに関するご相談、ご提案をしています。
- 料理のセッティング時間を短縮できるか
- ケータリングを提供する会場の広さ確認
- テーブルの大きさ、サイズ確認 など
メニューに関するご相談/ご提案
ケータリングのメニューについて、より詳細なご希望・イメージをお伺いします。
もしすでにご検討中のプランがあれば、「ネオダイニングボリューミーかナチュラルフィンガーボリューミーで考えている」など、プランをご指定の上、ご相談いただいても構いません。
逆に「ローストビーフが入ったプランがいい」「あたたかい料理(ホットミール)が含まれているプランはどれか」など、メニューのご要望に基づいて、プラン提案をさせていただくこともございます。
また、幹事様より伺ったイベントのイメージや社風、参加者様の情報から、ケータリングメニューをご提案することもできます。
例：
- 季節感のあるメニューがいい(夏祭り風、春装飾など)
- 海外のお客様を和食でおもてなししたい
- ケータリングで「自社らしさ」を演出したい など
各種オプションのご相談/ご提案
当社では、ケータリングオプションとしてさまざまな付随サービスを提供しています。
お客様よりイベントの趣旨やイメージ、ご要望、お悩みを伺い、ご提案させていただくこともございます。
提案例：
| お客様のお悩み例 | NEO DINING.のご提案例 | |
|---|---|---|
| 1 | 華やかにしたい | グレードアップ装飾でテーブルに装花を |
| 2 | オリジナリティを出したい | オリジナルマカロン、 テーブルクロスレンタル |
| 3 | 目玉になる豪華な料理がほしい | ローストビーフ肉タワー |
ケータリングイメージのご共有
ここでお客様から伺った内容をもとに社内で検討を重ね、これまでに経験した数千件の実例の中からイメージに合わせたご提案をいたします。
過去にご利用くださったお客様の写真や事例をご覧いただくことで、より具体的にイメージをふくらませていただきます。
STEP３：問い合わせ内容をもとにお見積りを作成
お客様から伺った内容をもとにお見積りを作成いたします。
お見積りは基本的になるべく翌営業日までにご送付しています(お急ぎの際は、その旨ご相談ください。繁忙期等はこの限りではありません。)
また詳細が決まっていないうちにお見積りを出すことも可能です。まず概算としてお出しし、後日調整いたします。
ご希望に応じて比較検討しやすいように、複数パターンのお見積りもご提出可能です。
見積りをもとに予算とすり合わせる
お出ししたお見積りがお客様の想定予算内に収まらない場合もございます。その際は、「予算とのすり合わせ（調整）」を行います。
例えば以下のような調整を行うことで、ケータリング費を抑えられます。
- 料理の品数を減らす(10品→8品)
- ドリンクプランの生ビールを発泡酒に変更する
- オードブル宅配に切り替える(配送費、スタッフ人件費の削減)
- スタッフ数を減らして少し、幹事様にお手伝いをいただく など予算調整の仕方のノウハウはたくさんありますのでご安心ください。
内容調整後、再度お見積りをお出しいたします。
STEP４：見積もり内容を確認してご注文
お客様のお見積り確認後、内容に問題がなければ正式にご注文意思をいただいた後、お見積書兼注文請書を発行します。
幹事様が考えておくと安心なポイント
ここまで「NEO DINING.の問い合せ&注文フロー」についてご案内いたしました。
最後に、お客様のイメージに最も近いケータリングをご提供するために、幹事様が事前に考えておくと安心なポイントを2点、お伝えいたします。
- イベントの趣旨、コンセプト
- 会を通して実現したいこと
まずは「イベントの趣旨・コンセプト」です。
イベント実施の背景や趣旨、会のコンセプトが決まっている際は、詳しく教えていただけると幸いです。これを参考に、そのイベントをより充実した時間にするご提案をいたします。
場合によっては、社内イベントの経験豊富な当社のイベントプロデューサーからご提案をさせていただきます。
また、「会を通して実現したいこと」も教えていただけるとありがたいです。メニューご提案時の参考にさせていただきます。
実現したいことが「社内コミュニケーション活性化」であれば「会話をしながら気軽につまめるフィンガーフード」を、「社員への労い」なら「お寿司やローストビーフなど目にも華やかなメニュー」など、マッチする内容のメニューをご提案いたします。
NEO DINING.大城よりケータリング初心者様へ
私は今までサポートデスクとして数百名以上のお客様(幹事様)とお話ししてまいりましたが、お客様ごとに「理想のケータリング像」は異なると感じています。ラフな空気感でカジュアルに楽しみたい方もいらっしゃれば、おもてなし感を演出したい方もおりますし、そのなかでもご要望は少しずつ違っています。
それがどのようなご要望であれ、“お客様がケータリングを通して実現したいこと”をかたちにするのがNEO DINING.の仕事です。単に料理を提供するだけでなく、お客様とともにイベント空間を作り上げ、課題解決や価値ある時間の創出を叶えるケータリング会社でありたいのです。
当社は、ウェディングプランナーや司会者、ホテルマンなど、さまざまなバックグラウンドを持つ社員が集結しています。いずれも多くのケータリングやイベントの現場に携わったプロたちです。これまで培った経験を活かし、お客様の理想を具現化できるのが、他社にはない私たちの強みです。
ここまで、長い文章をお読みいただきありがとうございました。
初めてケータリングをご注文されるお客様に、少しでも役立てていただけましたら幸いです。
わからないことがありましたら、いつでもお気軽にお問合せください。
お客様とお話しさせていただくのをNEO DINING.一同、心待ちにしております。
（株）NEO FLAG.のサービス
【ダウンロードOK】社内イベントやコミュニケーション活性化に役立つ資料も無料配布！
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